Kan upphandlande myndighet vägra acceptera elektroniska anbud?
Publicerad 04 december 2017
Är det rimligt att en upphandlande myndighet endast accepterar anbud i pappersform på grund av att de inte har löst allt det tekniska med elektronisk anbudsgivande. Anbudet i fråga har inte särskilt känsliga uppgifter eller kräver t.ex. arbetsprov.
Ann-Carolin Orning
Publicerad 04 december 2017
Hej!
Huvudregeln om krav på elektronisk kommunikation gäller inte bara inlämning av anbudsansökningar och anbud utan all kommunikation under en upphandling. Det är därmed ett krav att anbud ska lämnas in elektroniskt, förutsatt att det inte är frågan om vissa undantagssituationer. Det är, precis som du skriver, möjligt att frångå kravet om det till exempel är frågan om inlämning av arbetsprover som av naturliga skäl inte kan lämnas in elektroniskt, eller med hänsyn till den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas.
För att avgöra om förutsättningar för att tillämpa något av undantagen föreligger behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte bistå i en bedömning i det enskilda fallet. Generellt sett gäller följande.
Undantaget från kravet på elektronisk kommunikation är bland annat tillämpligt om det på grund av de krav som upphandlingen ställer inte är möjligt att använda elektroniska medel överhuvudtaget eller om de elektroniska medel som står till buds inte uppfyller kraven i 12 kap. 1 § andra stycket lagen om offentlig upphandling (LOU). Det vill säga att de är icke-diskriminerande och allmänt tillgängliga samt är möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara och sådan annan utrustning som används i allmänhet. Så kan exempelvis vara fallet om det på grund av upphandlingens beskaffenhet skulle krävas särskilda verktyg, anordningar eller filformat som inte finns allmänt tillgängliga eller inte stöds av allmänt tillgängliga applikationer.
Även säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga tjänster för elektronisk kommunikation eller brister i informationssäkerheten hos myndigheten utgör skäl för att tillämpa undantaget. Möjligheten att välja en annan kommunikation än elektronisk på grund av säkerhetsskäl får dock endast ske i den mån det är nödvändigt, det vill säga endast i de delar av upphandlingen där det krävs för att uppnå ett tillräckligt skydd. Undantaget är alltså tillämpligt om informationen är av särskilt känslig karaktär och kräver en så hög skyddsnivå som inte kan säkerställas på korrekt sätt genom användning av elektroniska verktyg som antingen är allmänt tillgängliga för leverantörer eller kan göras tillgängliga. Vad som avses med ”särskilt känslig karaktär” framgår dock inte av förarbetena eller LOU-direktivet.
Sammanfattningsvis är alltså upphandlande myndigheter skyldiga att acceptera elektroniska anbud så länge inte något av undantagen i lagen är tillämpliga.
Källhänvisningar
Med vänliga hälsningar,
Huvudregeln om krav på elektronisk kommunikation gäller inte bara inlämning av anbudsansökningar och anbud utan all kommunikation under en upphandling. Det är därmed ett krav att anbud ska lämnas in elektroniskt, förutsatt att det inte är frågan om vissa undantagssituationer. Det är, precis som du skriver, möjligt att frångå kravet om det till exempel är frågan om inlämning av arbetsprover som av naturliga skäl inte kan lämnas in elektroniskt, eller med hänsyn till den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas.
För att avgöra om förutsättningar för att tillämpa något av undantagen föreligger behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte bistå i en bedömning i det enskilda fallet. Generellt sett gäller följande.
Undantaget från kravet på elektronisk kommunikation är bland annat tillämpligt om det på grund av de krav som upphandlingen ställer inte är möjligt att använda elektroniska medel överhuvudtaget eller om de elektroniska medel som står till buds inte uppfyller kraven i 12 kap. 1 § andra stycket lagen om offentlig upphandling (LOU). Det vill säga att de är icke-diskriminerande och allmänt tillgängliga samt är möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara och sådan annan utrustning som används i allmänhet. Så kan exempelvis vara fallet om det på grund av upphandlingens beskaffenhet skulle krävas särskilda verktyg, anordningar eller filformat som inte finns allmänt tillgängliga eller inte stöds av allmänt tillgängliga applikationer.
Även säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga tjänster för elektronisk kommunikation eller brister i informationssäkerheten hos myndigheten utgör skäl för att tillämpa undantaget. Möjligheten att välja en annan kommunikation än elektronisk på grund av säkerhetsskäl får dock endast ske i den mån det är nödvändigt, det vill säga endast i de delar av upphandlingen där det krävs för att uppnå ett tillräckligt skydd. Undantaget är alltså tillämpligt om informationen är av särskilt känslig karaktär och kräver en så hög skyddsnivå som inte kan säkerställas på korrekt sätt genom användning av elektroniska verktyg som antingen är allmänt tillgängliga för leverantörer eller kan göras tillgängliga. Vad som avses med ”särskilt känslig karaktär” framgår dock inte av förarbetena eller LOU-direktivet.
Sammanfattningsvis är alltså upphandlande myndigheter skyldiga att acceptera elektroniska anbud så länge inte något av undantagen i lagen är tillämpliga.
Källhänvisningar
- 12 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – huvudregeln om krav på elektronisk kommunikation vid upphandling
- 12 kap. 2–5 §§ LOU samt prop. 2015/16:195 s. 1068–1070 – undantag från huvudregeln, till exempel vid inlämning av arbetsprover som av naturliga skäl inte kan lämnas in elektroniskt, eller med hänsyn till den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas
- artikel 22.1 andra stycket punkt a-d i LOU-direktivet – exempel när det inte är möjligt att använda elektroniska medel överhuvudtaget eller om de elektroniska medel som står till buds inte uppfyller kraven
- 12 kap. 4 § LOU – säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga tjänster för elektronisk kommunikation eller brister i informationssäkerheten hos myndigheten utgör skäl för att tillämpa undantaget
- prop. 2015/16:195 s. 1069 – möjligheten att välja en annan kommunikation än elektronisk på grund av säkerhetsskäl får endast ske i den mån det är nödvändigt, det vill säga endast i de delar av upphandlingen där det krävs för att uppnå ett tillräckligt skydd
Med vänliga hälsningar,
Erika
Jurist
05 december 2017
Fråga oss!
25–26 april är Frågeservice stängd på grund av verksamhetsutveckling. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.