Innovationspartnerskap - vilken information ska lämnas till anbudssökanden?
Publicerad 31 januari 2019
Den 25 oktober 2023 blir EU:s nya standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar, eForms, obligatoriskt att använda vid annonsering över tröskelvärdena. Det här inlägget berörs i viss utsträckning av ändringarna men har ännu inte uppdaterats med aktuell information. Vi avser uppdatera inlägget inom kort.
- Vid upprättande av innovationspartnerskap får alla leverantörer efter en anbudsinfordran ansöka om deltagande. Behöver vi som upphandlande enhet motivera hur urvalet bland anbudsgivarna kommer att göras? Eller vi väljer bara de som vi anser är lämpliga att delta vidare i upphandlingsförfarandet?
- Vidare står det i 6 kap 26 § att ”den information som lämnas i upphandlingsdokumentet ska vara tillräcklig för att en leverantör ska kunna bedöma upphandlingens art och omfattning och därmed kunna ta ställning till om den ska ansöka om att få delta i upphandlingsförfarandet.”
Måste vi alltså ha hela upphandlingsdokumentet färdigt när vi annonserar första anbudsinfordran eller räcker det med en kortare beskrivning inledningsvis?
Josefine Andersson
Publicerad 31 januari 2019
Hej Josefine,
Vi utgår ifrån att det är lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) som är tillämplig i din fråga då du dels använder begreppet upphandlande enhet dels gör en hänvisning till ”6 kap. 26 §” tillsammans med ett citat från bestämmelsen i LUF. Om vi uppfattat dig fel får du återkomma med ett förtydligande.
Det framgår inte tydligt om din fråga avser begränsning av antalet anbudssökande som ska få lämna anbud eller om frågan avser kvalificeringskraven i upphandlingen. Vi redogör därför för båda alternativen i svaret.
Behövs en motivering av hur urvalet av anbudssökandena går till?
En upphandlande enhet får begränsa antalet anbudssökanden som får lämna anbud i en upphandling genom att använda kriterier som grundar sig på ett behov av att minska antalet till en nivå som kan anses rimlig med hänsyn till särskilda förhållanden vid upphandlingen, och de resurser som behövs för dess genomförande. Vid urvalet av anbudssökande ska en upphandlande myndighet särskilt tillämpa krav som avser leverantörers kapacitet inom området för forskning och utveckling och kapacitet att utveckla och genomföra innovativa lösningar.
Vidare framgår det av standardformulär 5 i annonseringsförordningen genomförandeförordning ((EU) 2015/1986) att information om både de objektiva kriterier för begränsningen av antalet anbudssökande (om sådana används) och urvalskriterierna (det vill säga kvalificeringskraven) ska framgå av annonsen, se avsnitten II.2.9 och III.1.1–1.4 i formuläret.
Det innebär med andra ord att anbudssökandena ska känna till vilka objektiva kriterier (även kallat begränsningskriterier) och kvalificeringskrav som den upphandlande myndigheten kommer att använda för att begränsa antalet leverantörer som ska bjudas in att lämna anbud i upphandlingen. Det kan nämnas att i den motsvarande bestämmelsen i lagen om offentlig upphandling (LOU) (4 kap. 6 § LOU) anges uttryckligen att informationen om begränsningskriterierna ska anges i annonsen eller inbjudan att bekräfta intresse, under förutsättning att sådana används. Motsvarande uttryckliga krav att ange informationen i annonsen finns inte i 4 kap. 6 § LUF. Med anledning av vad som anges i standardformulär 5 och att öppenhetsprincipen är densamma vid tillämpning av LUF bör samma sak gälla vid upphandling enligt LUF.
Av öppenhetsprincipen följer också att den upphandlande enheten har en skyldighet att följa de villkor och ramar som är angivna i upphandlingsdokumenten. Det innebär att enheten inte kan använda andra begränsningskriterier än de angivna kriterierna.
Det finns ingen uttrycklig skyldighet att meddela vilka leverantörer som ska bjudas in att få lämna anbud mellan det första och det andra steget i upphandlingsförfarandet. Däremot ska den upphandlande myndigheten lämna den vanliga tilldelningsinformationen till anbudssökandena och anbudsgivarna när beslut om tilldelning har fattats.
Den upphandlande myndigheten har också en dokumentationsplikt som innebär att dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera enhetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. En upphandlande enhet ska också bevara lämplig information om varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. Informationen som bevaras ska vara tillräcklig för att vid ett senare tillfälle kunna motivera beslut om bland annat kvalificering, uteslutning och urval av leverantörer samt tilldelning av kontrakt.
Måste upphandlingsdokumenten vara helt färdiga när annonsen om ansökan att delta i förfarandet publiceras?
Upphandlingsdokumenten inför urvalet ska innehålla minst följande information:
Förarbetena ger inte någon ledning i frågan om hur detaljerad och transparent beskrivningen bör vara. Enheten har dock en skyldighet att redan i upphandlingsdokumenten – med viss grad av precision – beskriva upphandlingsföremålet och vissa villkor som ska tillämpas under avtalstiden. De grundläggande upphandlingsprinciperna för upphandling gäller även vid förfarandet för inrättande av innovationspartnerskap. I ditt exempel är principen om öppenhet särskilt relevant att beakta.
För att avgöra om det räcker med ”en kortare beskrivning inledningsvis” för att uppfylla lagkraven behöver en bedömning i det enskilda fallet göras. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte bistå i en sådan bedömning. För individuell rådgivning rekommenderar vi att ni kontaktar en jurist på den privata marknaden eller i den egna organisationen.
Vidare framgår det av LUF vilken information som minst ska framgå av en skriftlig inbjudan att lämna anbud, att förhandla eller att delta i dialog, se 10 kap. 10 § LUF.
Du kan läsa mer om inrättande av innovationspartnerskap i Upphandlingsmyndighetens rapport Innovationspartnerskap – ett nytt förfarande för att främja innovation och utveckling (rapport 2017:2).
Källhänvisningar:
Vi utgår ifrån att det är lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) som är tillämplig i din fråga då du dels använder begreppet upphandlande enhet dels gör en hänvisning till ”6 kap. 26 §” tillsammans med ett citat från bestämmelsen i LUF. Om vi uppfattat dig fel får du återkomma med ett förtydligande.
Det framgår inte tydligt om din fråga avser begränsning av antalet anbudssökande som ska få lämna anbud eller om frågan avser kvalificeringskraven i upphandlingen. Vi redogör därför för båda alternativen i svaret.
Behövs en motivering av hur urvalet av anbudssökandena går till?
En upphandlande enhet får begränsa antalet anbudssökanden som får lämna anbud i en upphandling genom att använda kriterier som grundar sig på ett behov av att minska antalet till en nivå som kan anses rimlig med hänsyn till särskilda förhållanden vid upphandlingen, och de resurser som behövs för dess genomförande. Vid urvalet av anbudssökande ska en upphandlande myndighet särskilt tillämpa krav som avser leverantörers kapacitet inom området för forskning och utveckling och kapacitet att utveckla och genomföra innovativa lösningar.
Vidare framgår det av standardformulär 5 i annonseringsförordningen genomförandeförordning ((EU) 2015/1986) att information om både de objektiva kriterier för begränsningen av antalet anbudssökande (om sådana används) och urvalskriterierna (det vill säga kvalificeringskraven) ska framgå av annonsen, se avsnitten II.2.9 och III.1.1–1.4 i formuläret.
Det innebär med andra ord att anbudssökandena ska känna till vilka objektiva kriterier (även kallat begränsningskriterier) och kvalificeringskrav som den upphandlande myndigheten kommer att använda för att begränsa antalet leverantörer som ska bjudas in att lämna anbud i upphandlingen. Det kan nämnas att i den motsvarande bestämmelsen i lagen om offentlig upphandling (LOU) (4 kap. 6 § LOU) anges uttryckligen att informationen om begränsningskriterierna ska anges i annonsen eller inbjudan att bekräfta intresse, under förutsättning att sådana används. Motsvarande uttryckliga krav att ange informationen i annonsen finns inte i 4 kap. 6 § LUF. Med anledning av vad som anges i standardformulär 5 och att öppenhetsprincipen är densamma vid tillämpning av LUF bör samma sak gälla vid upphandling enligt LUF.
Av öppenhetsprincipen följer också att den upphandlande enheten har en skyldighet att följa de villkor och ramar som är angivna i upphandlingsdokumenten. Det innebär att enheten inte kan använda andra begränsningskriterier än de angivna kriterierna.
Det finns ingen uttrycklig skyldighet att meddela vilka leverantörer som ska bjudas in att få lämna anbud mellan det första och det andra steget i upphandlingsförfarandet. Däremot ska den upphandlande myndigheten lämna den vanliga tilldelningsinformationen till anbudssökandena och anbudsgivarna när beslut om tilldelning har fattats.
Den upphandlande myndigheten har också en dokumentationsplikt som innebär att dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera enhetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. En upphandlande enhet ska också bevara lämplig information om varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. Informationen som bevaras ska vara tillräcklig för att vid ett senare tillfälle kunna motivera beslut om bland annat kvalificering, uteslutning och urval av leverantörer samt tilldelning av kontrakt.
Måste upphandlingsdokumenten vara helt färdiga när annonsen om ansökan att delta i förfarandet publiceras?
Upphandlingsdokumenten inför urvalet ska innehålla minst följande information:
- det behov av en vara, tjänst eller byggentreprenad som enheten inte kan tillgodose genom lösningar som finns på marknaden,
- de delar av beskrivningen som är sådana minimikrav som ska uppfyllas av alla anbud, och
- vad som ska gälla i fråga om immateriella rättigheter.
Förarbetena ger inte någon ledning i frågan om hur detaljerad och transparent beskrivningen bör vara. Enheten har dock en skyldighet att redan i upphandlingsdokumenten – med viss grad av precision – beskriva upphandlingsföremålet och vissa villkor som ska tillämpas under avtalstiden. De grundläggande upphandlingsprinciperna för upphandling gäller även vid förfarandet för inrättande av innovationspartnerskap. I ditt exempel är principen om öppenhet särskilt relevant att beakta.
För att avgöra om det räcker med ”en kortare beskrivning inledningsvis” för att uppfylla lagkraven behöver en bedömning i det enskilda fallet göras. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte bistå i en sådan bedömning. För individuell rådgivning rekommenderar vi att ni kontaktar en jurist på den privata marknaden eller i den egna organisationen.
Vidare framgår det av LUF vilken information som minst ska framgå av en skriftlig inbjudan att lämna anbud, att förhandla eller att delta i dialog, se 10 kap. 10 § LUF.
Du kan läsa mer om inrättande av innovationspartnerskap i Upphandlingsmyndighetens rapport Innovationspartnerskap – ett nytt förfarande för att främja innovation och utveckling (rapport 2017:2).
Källhänvisningar:
- 4 kap. 6 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – begränsning av antalet anbudssökande som får lämna anbud
- 4 kap. 25 § LUF – krav på anbudssökande vid urvalet av anbudssökande
- Arrowsmith, Sue (2018), The law of public and utilities procurement Volume 2, 3 uppl., Sweet and Maxwell, s. 419
- 12 kap. 14–15 §§ LUF – om dokumentationsplikt och bevarande av information
- 6 kap. 26 § LUF – information som ska finnas i upphandlingsdokumenten
- 10 kap. 10 § LUF – Information som ska finnas i skriftlig inbjudan att lämna anbud m.m.
- 4 kap. 1 § LUF – grundläggande principer för upphandling.
Mattias
13 februari 2019 (Uppdaterat 15 juni 2021)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.