Hur långt sträcker sig den absoluta sekretessen?

Vi är ett kommunalägd bolag och omfattas därigenom av offentlig upphandling och vi har en politiskt tillsatt styrelse. På det senaste styrelsemötet, när jag som inköpschef var och rapporterade kring inköp och upphandling, kom det upp en fråga kring en pågående upphandling. Jag svarade då att jag inte kunde svara på hur många ansökningar/anbud som inkommit eftersom det under pågående upphandling råder absolut sekretess, utan istället beskrev jag mer generellt läget och det var bra med det.

Efteråt kom person i styrelsen och hävdade, ur mer princip perspektiv, att det inte finns någon som helst sekretess mot styrelsen utan det skall vara helt öppna kort. Det samma gäller mot VD säger hen. Vi brukar inte sprida uppgifter om anbuden/upphandlingen utanför den lilla grupp som är direkt involverad i upphandlingen därav mitt svar på styrelsemötet. Tacksam för klargörande i vad som gäller.

Hej Eva,

Frågor om sekretess och verksamhetsregler inom ett kommunalt bolag faller utanför Upphandlingsmyndighetens uppdrag. För individuell rådgivning på området hänvisar vi till SKR:s jurister eller den egna organisationens ansvariga för sådana frågor. Nedan följer trots detta en kortfattad redogörelse av övergripande karaktär.

Offentlighets- och sekretesslagen
Offentlighets- och sekretesslagens (OSL:s) bestämmelser är tillämpliga på kommunala bolag där en kommun utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Dessa bolag är att likställa med myndigheter i lagens mening.

Som huvudregel gäller ingen sekretess inom en myndighet. Det är därför som utgångspunkt möjligt att fritt dela med sig av sekretessbelagd information inom myndigheten. Det finns dock undantag till denna huvudregel. Sekretess gäller mellan olika verksamhetsgrenar inom en myndighet, när dessa verksamhetsgrenar är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra.

Begreppet verksamhetsgrenar
Begreppet olika verksamhetsgrenar beskrivs i förarbetena som olika delar av en myndighets verksamhet som tillämpar sinsemellan helt olika uppsättningar av sekretessbestämmelser. Det följer alltså inte per automatik att verksamheter som tillämpar enstaka sekretessbestämmelser var för sig ska betraktas som olika verksamhetsgrenar.

Utöver att det ska vara olika verksamhetsgrenar krävs även att verksamhetsgrenarna är självständiga i förhållande till varandra. Omständigheter som kan vara av betydelse vid denna bedömning är att verksamhetsgrenen har en viss handlingsfrihet inom en angiven ekonomisk ram eller på annat sätt kan agera självständigt och på eget ansvar (se boken Höök, Sekretess mellan myndigheter, 2015, s. 23).

Om en upphandlingsdel av ett kommunalägt bolag tillhör en annan verksamhetsgren och är självständigt i förhållande till styrelse och VD i bolaget kan vi tyvärr inte svara på inom ramen för vår Frågeservice eftersom en bedömning behöver göras i det enskilda fallet.

En myndighet kan utöver detta även ha interna rutiner (i form av policyer, riktlinjer och så vidare) som föreskriver hur känslig information ska behandlas.

Källhänvisningar

• 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) angående OSL:s tillämpningsområde. 
• 8 kap. 2 § OSL angående sekretess inom en myndighet. 
• prop. 2008/09:150 s. 357–358 angående begreppet verksamhetsgrenar. 
• Höök, Johan, Sekretess mellan myndigheter, 1 uppl., s. 23 angående självständighetsbegreppet.

Med vänlig hälsning,

Hej Rasmus och tack för ditt svar även om det inte gav direkt svar på det där med anbudssekretess.

Som jag förstår det blir det speciellt eftersom vi är kommunalt bolag där det verkar råda speciella regler. Men generellt vad gäller vid anbudssekretess? I OSL står det ju att "uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som har avgett anbudet förrän alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantörer och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts". Vad menas här med "någon annan"? Vi har tolkat det som att bara de som jobbar med själva upphandlingen, är med och utvärderar och så vidare som får ta del av uppgifterna men inga andra, men det kanske är att tolka det för snävt? Motsatsen skulle ju kunna vara att alla inom en upphandlade myndighet/enhet skulle kunna få ta del av uppgifterna, vilket ju skulle kunna vara väldigt många?

Och om det varit säg en fackförvaltningen inom en kommun, hade då personerna i förvaltnings nämnd (består ju oftast av politiskt tillsatta personer) haft rätt att ta del av information i en av förvaltningen pågående upphandlingar? Tack på förhand!

Hej Eva,

Jag ber om ursäkt om jag var otydlig i mitt tidigare svar.

Den absoluta sekretessen som anges i 19 kap. 3 § andra stycket OSL tar sikte på att den upphandlande myndigheten inte får dela med sig av uppgifter som rör anbud till någon annan under en pågående upphandling. Bestämmelsen kan inte tolkas som att ingen hos den upphandlande myndigheten ska få ta del av uppgifterna. Bestämmelsen begränsar alltså i första hand endast utomståendes (det vill säga de som inte är anbudsgivaren eller myndigheten) möjligheter att ta del av uppgifter som rör anbud i upphandlingen. Bestämmelsen tar i sig inte upp hur uppgifter som omfattas av den absoluta sekretessen ska behandlas inom den upphandlande myndigheten. För svar på frågan om hur sekretessbelagda uppgifter kan delas inom en myndighet hänvisar jag till mitt svar ovan.

Med vänlig hälsning,