Går det att avbryta en upphandling för endast ett delområde?

Hej.  I en större upphandling har vi av misstag fått med ett anbudsområde som inte ska vara med i upphandlingen.  Vi har lagt ut tio delområden men ett skulle inte upphandlas de tjänster som upphandlingen grundar sig på beroende på att det redan finns ett giltigt avtal i det området.  Det måste väl vara att gå ut med ett informationsmeddelande i Tendsign att vi plockar bort ett av de tio anbudsområdena? På så sätt slipper företag lämna anbud på ett område som inte kommer att kunna utvärderas?

Undrar och hälsar
P-O Walldén

Hej Per-Olof!

Avbryta en upphandling avseende ett delkontrakt
Det finns ingen reglering i lagen om offentlig upphandling (LOU) av vad som gäller vid avbrytande av en upphandling som består av ett kontrakt i flera delar. Det beror helt på hur upphandlingsdokumenten är utformade. Är delkontrakt i en upphandling fristående i förhållande till varandra brukar dessa betraktas som separata upphandlingar. Är upphandlingen utformad på ett sådant sätt borde det vara möjligt att till exempel avbryta upphandlingen vad gäller en eller flera delar utan att det påverkar upphandlingen av övriga delkontrakt.

Motsvarande gäller vid överprövning av en upphandling som är uppdelad på separata delkontrakt. Om den upphandlande myndigheten vill plocka bort ett av anbudsområdena bör det i praktiken innebära att upphandlingen avbryts för just den delen som anbudsområdet avser. Med andra ord betraktas de fristående delarna som separata upphandlingar som kan avbrytas utan att det påverkar tilldelningen av de övriga delarna.

För att avbryta en upphandling krävs sakligt godtagbara skäl, vilket exempelvis kan vara om det endast återstår en lämplig anbudsgivare, eller att upphandlingsdokumenten har utformats på ett felaktigt sätt. Den upphandlande myndigheten ska vid avbrytande meddela ett beslut om avbrytande.
 
Ändringar i upphandlingsdokumenten
Om den upphandlande myndigheten har uppställt villkor för hur anbud får lämnas och tilldelning ska ske för de olika anbudsområdena kan dessa behövas korrigeras i och med att ett anbudsområde tas bort. Detta gäller i synnerhet om områdena inte är fristående i förhållande till varandra.

Det är möjligt att göra vissa ändringar i en upphandling som är publicerad och där tidsfristen för att skicka in anbud inte har löpt ut. Om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten, ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud.

Det är dock inte tillåtet att göra vilka ändringar som helst. I beaktandesats 81 i LOU-direktivet anges bland annat att det inte är tillåtet att göra ändringar som är så väsentliga att de skulle medföra att andra anbudssökande ges tillträde än de som ursprungligen valdes eller att ytterligare deltagare anmäler sig till upphandlingsförfarandet. Detta skulle särskilt kunna vara fallet om ändringarna innebär att kontraktet eller ramavtalet till sin art skiljer sig väsentligt från det kontrakt eller ramavtal som ursprungligen fastställdes i upphandlingsdokumenten. Enligt förarbetena ska sådana ändringar resultera i att upphandlingen ska göras om. Lagstiftningen ger dessvärre ingen närmare vägledning om vart gränsen går för att ändringen ska vara så väsentlig att den inte är tillåten. En sådan bedömning måste göras i varje enskilt fall.

Läs mer om hur ändringar av upphandlingsdokument som är publicerade i TED görs i inlägget Vad gäller vid väsentliga ändringar under anbudstiden? i vår Frågeportal. Om du har frågor om hur ändringen ska göras i ert upphandlingsverktyg föreslår jag att du kontaktar supportfunktionen för det specifika verktyget ni använder, i ert fall Visma TendSign.

Källhänvisningar

• 12 kap. 12 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - skyldigheten att meddela avbrytandebeslut.
• 11 kap. 8 § punkten 2 LOU - förlängning av tidsfristen vid väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten.
• prop. 2015/16:195 s. 1064 – Vid så väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten att upphandlingens art ändras, måste upphandlingen göras om
• RÅ 2008 ref. 35 – anses vara ett godtagbart skäl att avbryta upphandlingen om det endast återstår en lämplig anbudsgivare, förutsatt att de grundläggande upphandlingsprinciperna beaktas

Med vänliga hälsningar,

Tack Erika för snabbt svar.   Jag anser att vi följer 12 kap  2§ i LOU om vi i Tendsign skickar ut ett publikt informationsmeddelande till samtliga där vi skriver att vi av misstag har lagt ut ett anbudsområde som inte ska omfattas av upphandlingen.  Är du av samma åsikt?

Undrar och hälsar

Hej igen Per-Olof,

Tyvärr kan vi inte svara på frågan eftersom vi inte gör bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte bedöma om det tänkta meddelandet om beslut om avbrytande är förenligt med 12 kap. 12 § andra stycket LOU.

Med vänliga hälsningar,