Att tänka på gällande tidsfrister vid helgdagar

Att tänka på vid bestämmande av tidsfrist för att komma in med anbud
När den upphandlande organisationen bestämmer vilken tidsfrist som ska gälla för att komma in med anbud ska särskild hänsyn tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid leverantörerna kan antas behöva för att utarbeta anbuden.

Det innebär att det inte alltid är tillräckligt att den upphandlande organisationen enbart tillämpar den minimitidsfrist som anges i upphandlingslagstiftningen.
Vid bestämmande av tidsfristen kan det därför vara lämpligt att även ta hänsyn till hur de helgdagar som infaller under annonseringstiden påverkar leverantörernas möjligheter att utarbeta anbuden.

Sista dag för inlämnande av anbud
11 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) och 11 kap. lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) innehåller bestämmelser för hur lång tid som en leverantör ska ha till sitt förfogande att komma in med en anbudsansökan eller ett anbud, det vill säga vilka minimitidsfrister som gäller för respektive upphandlingsförfarande. Om sista dagen av en minimitidsfrist infaller på en helgdag, söndag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton ska tidsfristen upphöra vid utgången av påföljande arbetsdags sista timme.

För helgdagarna kring jul och nyår 2023 gäller därför följande:

• Om sista dag för inlämnande av anbud infaller på julafton, juldagen eller annandag jul kan anbud lämnas in fram till och med onsdagen den 27 december 2023.
• Om sista dag för inlämnande av anbud infaller på nyårsafton eller nyårsdagen kan anbud lämnas in fram till och med tisdagen den 2 januari 2024.  

Notera att ovanstående endast gäller när den upphandlande organisationen väljer att använda sig av de minimitidsfrister som följer av 11 kap. i respektive lag och inte om organisationen anger en tidsfrist som går utöver denna tid. I syfte att underlätta för anbudsgivare bör den upphandlande organisationen dock se till att sista dag för inlämnande av anbud aldrig infaller på en helgdag. 

Avtalsspärren
Avtalsspärren ska gälla i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickas med ett elektroniskt medel, till exempel e-post. Om underrättelsen skickas på annat sätt, exempelvis via vanligt brev, ska avtalsspärren gälla i minst 15 dagar. Det finns inga hinder mot att organisationen tillämpar en längre avtalsspärr.

Dag 0 är dagen när underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickas och avtalsspärren börjar gälla. Därefter följer minst 10 eller 15 dagar när avtalsspärren råder. Dag 11 eller 16 kan avtalet tecknas.

Om avtalsspärrens sista dag infaller på en helgdag, söndag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton förlängs avtalsspärren till och med nästkommande vardag (på grund av den så kallade söndagsregeln i lagen om lagstadgad tid). Om sista dagen för avtalsspärren exempelvis är en söndag förlängs avtalsspärren till och med måndag. Det betyder att avtalet kan tecknas först på tisdagen (om det är en vardag).

För helgdagarna kring jul och nyår 2023 gäller därför följande om minimifristen för avtalsspärren om 10 dagar iakttas:

• Om avtalsspärrens sista dag infaller på julafton, juldagen eller annandag jul kan avtal tecknas först på torsdagen den 28 december 2023.
• Om avtalsspärrens sista dag infaller på nyårsafton eller nyårsdagen kan avtal tecknas först på onsdagen den 3 januari 2024.

Notera att förvaltningsrätten kan sakna, eller ha minskad, bemanning på lördagar, söndagar och helgdagar. Det finns därför en stor risk att förvaltningsrätten inte hinner kommunicera en eventuell överprövning till den upphandlande organisationen i tid för att organisationen ska vara förhindrad att teckna avtal utifrån bestämmelserna om förlängd avtalsspärr, detta trots att leverantörens ansökan om överprövning har kommit in i rätt tid.

Källhänvisningar

• 11 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) och 11 kap. lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – tidsfrister för inlämnande av anbud
• artikel 3.4 i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 och lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid – tidsfristens utgång på en helgdag, lördag, söndag, eller till exempel julafton
• 20 kap. 1 och 18 § LOU/LUF – avtalsspärr
• 20 kap. 8 § LOU/LUF – bestämmelse om förlängd avtalsspärr
• Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 3104–18 – exempel på tillämpning när särskild hänsyn ska tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid leverantörerna kan antas behöva för att utarbeta anbuden när tidsfrister för att komma in med anbud bestäms.