Avropande myndigheter i ett dynamiskt inköpssystem (DIS)
Publicerad 19 september 2018
Hej, jag undrar ifall avropande myndigheter kan komma och gå ur ett DIS ifall den myndigheten som annonserar DIS:et är kvar, för annars antar jag att det inte gå att ha kvar ett DIS?
Får upphandlande myndigheter i ett DIS göra liknande upphandlingar utanför DIS:et?
Kan man ha olika ekonomiska ersättningar på avropen inom ett DIS?
Tack på förhand
Jenny
Får upphandlande myndigheter i ett DIS göra liknande upphandlingar utanför DIS:et?
Kan man ha olika ekonomiska ersättningar på avropen inom ett DIS?
Tack på förhand
Jenny
Jenny
Publicerad 19 september 2018
Hej Jenny,
Kan avropande myndigheter komma och gå ur ett DIS i fall den myndigheten som annonserar DIS:et är kvar?
Om det dynamiska inköpssystemet drivs av en inköpscentral och får användas av andra upphandlande myndigheter ska detta anges i anbudsinfordran. Något krav på att inköpscentralen därutöver i anbudsinfordran identifierar vilka upphandlande myndigheter eller enheter som kan använda sig av systemet framgår inte av direktivet. Detta kan enligt förarbetena inte tolkas på annat sätt än att ett dynamiskt inköpssystem som drivs av en inköpscentral kan vara öppet för andra upphandlande myndigheter om denna förutsättning angetts i anbudsinfordran, även om myndigheterna inte uttryckligen identifierats i denna. Enligt förarbetena bör inköpscentraler, i avsaknad av närmare direktivreglering i frågan, anses ha en relativt stor frihet att - inom ramen för den allmänna regleringen om dynamiska inköpssystem - bestämma hur andra upphandlande myndigheter ska få använda systemet. Under förutsättning att Inköpscentralen tillåter det borde en avropsberättigad myndighet kunna hoppa av ett öppet dynamiskt inköpssystem, exempelvis genom en avstegsanmälan.
Notera att detta är en skillnad från situationen där en inköpscentral upphandlar ett ramavtal som andra myndigheter ska avropa från finns det inget krav på att de myndigheter som ska få använda det dynamiska inköpssystemet identifieras för detta i anbudsinfordran (jämför 7 kap. 3 § LOU).
Får upphandlande myndigheter i ett DIS göra liknande upphandlingar utanför DIS:et?
Det finns ingen bestämmelse i lagen som uttryckligen reglerar den här frågan. Utifrån svaret ovan bör man kunna argumentera för att det är möjligt att göra upphandlingar utanför ett DIS inom samma område(n) som DIS:et omfattar. Däremot kan det i det enskilda DIS:et finnas åtaganden från den upphandlande myndigheten där denne förpliktar sig att använda DIS:et för att tillgodose sitt behov inom det aktuella området (likt vid ramavtal). Har ett sådant åtagande gjorts kan ett avsteg innebära att myndigheten gör sig skyldig till ett skadeståndsgrundande avtalsbrott (antingen mot inköpscentralen om det är denne som inrättat systemet, eller mot de leverantörer som anslutit till systemet om det är den upphandlande myndigheten som själv ansvarar för DIS:et). Dock bör myndigheten noggrant överväga varför separata upphandlingar utanför systemet ska göras. Ett DIS innebär i praktiken att ”vanliga” upphandlingar görs i en helt elektronisk process där ledtiderna i processen är betydligt kortare än vid en ”vanlig” upphandling. Leverantörerna inom det område DIS:et avser har dessutom möjlighet att när som helst under systemets löptid ansluta sig till systemet, vilket innebär att det finns goda möjligheter att tillvarata konkurrensens på marknaden i systemet.
Kan man ha olika ekonomiska ersättningar på avropen inom ett DIS?
Jag är inte helt säker på vad du menar med din fråga. Tilldelningskriterierna ska vara de som angetts vid inrättandet av systemet, dock får dessa vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud. Vad som avses med detta utvecklas inte närmare i LOU-direktivet. Av förarbetena framgår dock att ett DIS kan avse olika slag av kontrakt och det kan finnas situationer där tilldelningskriterierna kan behöva anpassas till den specifika upphandlingen. Leveranstider anges som ett tänkbart exempel som något som kan vara av särskild betydelse för ett enskilt kontrakt och därför kan behöva preciseras.
Om din fråga däremot avser om det är möjligt att priset på upphandlingsföremålet kan skilja sig åt mellan olika upphandlingar i ett DIS är svaret på den frågan som utgångspunkt ja. Om de upphandlande myndigheterna däremot skulle tillämpa ett fast pris på upphandlingsföremålet och utvärdera anbuden med hjälp av andra tilldelningskriterier blir svaret istället nej (eftersom priset då alltid är fast).
Om du inte fick svar på din frågeställning ber jag dig återkomma med en förtydligande följdfråga.
Läs mer
Läs mer om samordnade dynamiska inköpssystem i inlägget Går det att inrätta ett gemensamt dynamiskt inköpssystem? i vår Frågeportal.
Med vänlig hälsning
Kan avropande myndigheter komma och gå ur ett DIS i fall den myndigheten som annonserar DIS:et är kvar?
Om det dynamiska inköpssystemet drivs av en inköpscentral och får användas av andra upphandlande myndigheter ska detta anges i anbudsinfordran. Något krav på att inköpscentralen därutöver i anbudsinfordran identifierar vilka upphandlande myndigheter eller enheter som kan använda sig av systemet framgår inte av direktivet. Detta kan enligt förarbetena inte tolkas på annat sätt än att ett dynamiskt inköpssystem som drivs av en inköpscentral kan vara öppet för andra upphandlande myndigheter om denna förutsättning angetts i anbudsinfordran, även om myndigheterna inte uttryckligen identifierats i denna. Enligt förarbetena bör inköpscentraler, i avsaknad av närmare direktivreglering i frågan, anses ha en relativt stor frihet att - inom ramen för den allmänna regleringen om dynamiska inköpssystem - bestämma hur andra upphandlande myndigheter ska få använda systemet. Under förutsättning att Inköpscentralen tillåter det borde en avropsberättigad myndighet kunna hoppa av ett öppet dynamiskt inköpssystem, exempelvis genom en avstegsanmälan.
Notera att detta är en skillnad från situationen där en inköpscentral upphandlar ett ramavtal som andra myndigheter ska avropa från finns det inget krav på att de myndigheter som ska få använda det dynamiska inköpssystemet identifieras för detta i anbudsinfordran (jämför 7 kap. 3 § LOU).
Får upphandlande myndigheter i ett DIS göra liknande upphandlingar utanför DIS:et?
Det finns ingen bestämmelse i lagen som uttryckligen reglerar den här frågan. Utifrån svaret ovan bör man kunna argumentera för att det är möjligt att göra upphandlingar utanför ett DIS inom samma område(n) som DIS:et omfattar. Däremot kan det i det enskilda DIS:et finnas åtaganden från den upphandlande myndigheten där denne förpliktar sig att använda DIS:et för att tillgodose sitt behov inom det aktuella området (likt vid ramavtal). Har ett sådant åtagande gjorts kan ett avsteg innebära att myndigheten gör sig skyldig till ett skadeståndsgrundande avtalsbrott (antingen mot inköpscentralen om det är denne som inrättat systemet, eller mot de leverantörer som anslutit till systemet om det är den upphandlande myndigheten som själv ansvarar för DIS:et). Dock bör myndigheten noggrant överväga varför separata upphandlingar utanför systemet ska göras. Ett DIS innebär i praktiken att ”vanliga” upphandlingar görs i en helt elektronisk process där ledtiderna i processen är betydligt kortare än vid en ”vanlig” upphandling. Leverantörerna inom det område DIS:et avser har dessutom möjlighet att när som helst under systemets löptid ansluta sig till systemet, vilket innebär att det finns goda möjligheter att tillvarata konkurrensens på marknaden i systemet.
Kan man ha olika ekonomiska ersättningar på avropen inom ett DIS?
Jag är inte helt säker på vad du menar med din fråga. Tilldelningskriterierna ska vara de som angetts vid inrättandet av systemet, dock får dessa vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud. Vad som avses med detta utvecklas inte närmare i LOU-direktivet. Av förarbetena framgår dock att ett DIS kan avse olika slag av kontrakt och det kan finnas situationer där tilldelningskriterierna kan behöva anpassas till den specifika upphandlingen. Leveranstider anges som ett tänkbart exempel som något som kan vara av särskild betydelse för ett enskilt kontrakt och därför kan behöva preciseras.
Om din fråga däremot avser om det är möjligt att priset på upphandlingsföremålet kan skilja sig åt mellan olika upphandlingar i ett DIS är svaret på den frågan som utgångspunkt ja. Om de upphandlande myndigheterna däremot skulle tillämpa ett fast pris på upphandlingsföremålet och utvärdera anbuden med hjälp av andra tilldelningskriterier blir svaret istället nej (eftersom priset då alltid är fast).
Om du inte fick svar på din frågeställning ber jag dig återkomma med en förtydligande följdfråga.
Läs mer
Läs mer om samordnade dynamiska inköpssystem i inlägget Går det att inrätta ett gemensamt dynamiskt inköpssystem? i vår Frågeportal.
- Källhänvisningar
8 kap. 4 § tredje stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - om det dynamiska inköpssystemet drivs av en inköpscentral och får användas av andra upphandlande myndigheter ska detta anges i anbudsinfordran - prop. 2015/16:195 s. 560 f. - ett dynamiskt inköpssystem som drivs av en inköpscentral kan vara öppet för andra upphandlande myndigheter om denna förutsättning angetts i anbudsinfordran, även om myndigheterna inte uttryckligen identifierats i denna
- prop. 2015/16:195 s. 563 - inköpscentraler bör anses ha en relativt stor frihet att - inom ramen för den allmänna regleringen om dynamiska inköpssystem - bestämma hur andra upphandlande myndigheter ska få använda systemet
- 8 kap. 12 § LOU - tilldelningskriterierna får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud
- prop. 2015/16:195 s. 1030 - ett DIS kan avse olika slag av kontrakt och det kan finnas situationer där tilldelningskriterierna kan behöva anpassas till den specifika upphandlingen.
Med vänlig hälsning
Mattias
25 september 2018 (Uppdaterat 29 januari 2021)
1. Måste ett DIS drivas av en inköpscentral för att "avropande" myndigheter/enheter ska kunna tillkomma och lämna, så länge DIS:et består? Kan inte en upphandlande myndighet/enhet själv upprätta ett DIS dit andra kan ansluta? Det gynnar ju ingen att skapa upp flera likadana parallella DIS.
2. Kan ett DIS på uppdrag av en eller flera upphandlande myndigheter drivas av ett privat bolag, det vill säga man överlåter administrationen av tillkommande och frångående leverantörer till ett privat bolag.
2. Kan ett DIS på uppdrag av en eller flera upphandlande myndigheter drivas av ett privat bolag, det vill säga man överlåter administrationen av tillkommande och frångående leverantörer till ett privat bolag.
A
17 oktober 2018
Hej,
Svar på fråga 1
I 8 kap. 4 § tredje stycket LOU anges uttryckligen att ett DIS som andra upphandlande myndigheter får använda ska drivas av just en inköpscentral. Bestämmelsen kan tolkas som att inköpscentralen inte behöver ange specifikt vilka andra upphandlande myndigheter som får använda systemet. Någon motsvarande bestämmelse finns inte för upphandlande myndigheter som inte är inköpscentraler. Det ska nämnas att den här möjligheten är placerad i reglerna om inköpscentralers verksamhet i LOU-direktivet (se artikel 37.1 andra stycket) och gäller därmed specifikt för just inköpscentraler. Den svenska lagstiftaren har istället valt att placera bestämmelsen i reglerna om elektroniska metoder för upphandling (8 kap. LOU). Bestämmelserna i 8 kap. LOU är i övrigt gemensamma för alla upphandlande myndigheter, inte bara inköpscentraler.
Vi ser i övrigt inga hinder mot att upphandlande myndigheter samordnat inrättar ett dynamiskt inköpssystem för att täcka sina gemensamma behov (samordnad upphandling). Om det inte är en inköpscentral som inrättar ett DIS ser vi ingen möjlighet att ytterligare upphandlande myndigheter kan ansluta till systemet i efterhand. Anledningen till det är att det inte finns någon motsvarande bestämmelse till 8 kap. 4 § tredje stycket LOU för andra upphandlande myndigheter än inköpscentraler. En jämförelse kan också göras till reglerna om ramavtal, där är det inte tillåtet för en upphandlande myndighet att ansluta till ett ramavtal i efterhand (jämför 7 kap. 3 § LOU). Det är inte heller möjligt när det är en inköpscentral som har upphandlat ramavtalet.
Svar på fråga 2
Vi är inte helt säkra på vad du menar med ”drivas av” och ”administrationen av tillkommande och frångående leverantörer”. Återkom gärna med ett förtydligande.
Om din fråga avser möjligheten för ett privat bolag att inrätta ett DIS
Enbart upphandlande myndigheter kan inrätta ett dynamiskt inköpssystem. Upphandlande myndigheter består av olika juridiska personer (bland annat kommuner, regioner och myndigheter, samt vissa bolag, stiftelser och föreningar). Det innebär att dessa, utöver skyldigheten att följa bestämmelserna i LOU, har olika regelverk att följa. Dessa regelverk kan skilja sig åt vad gäller möjligheten att överlåta verksamhet på externa aktörer. En bedömning behöver göras i det enskilda fallet om ett privat bolag är en upphandlande myndighet enligt definitionen i 1 kap. 18 och 22 § LOU.
Om din fråga avser situationen att ett DIS inrättas av en eller flera upphandlande myndigheter och sedan överlämnas driften av systemet till ett privat bolag
Den relevanta frågan som vi ser det är om det är möjligt eller inte att överlåta beslutanderätten till en extern part i en sådan situation. Det vill säga beslutet att släppa in en leverantör i systemet då leverantören bedömts uppfylla kvalificeringskraven, eller beslutet att inte släppa in en leverantör i systemet då den inte bedömts uppfylla kvalificeringskraven. En leverantör som inte antas till ett DIS kan ansöka om överprövning av ett sådant beslut.
Ett exempel på lagstiftning som begränsar möjligheten att delegera beslutsrätt utanför den egna organisationen är kommunallagen, som tillämpas av kommuner och landsting. Lagen innehåller detaljerade bestämmelser om vilka organ i organisationen som får fatta olika beslut.
Utöver kommunallagen finns också lagen om vissa kommunala befogenheter. Lagen ger vissa utvidgade befogenheter till kommuner och regioner i förhållande till vad som anges i kommunallagen. I lagen anges att en nämnd i en kommun, en region eller ett kommunalförbund får uppdra åt en anställd vid en inköpscentral att besluta för nämndens vägnar vid anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader genom en inköpscentral enligt 7 kap. 12 § LOU respektive 7 kap. 7 § LUF. Det innebär att i de fall inköpscentralen agerar ombud för en kommun eller en region kan en beslutanderätt överföras till inköpscentralen. Om det inte är en inköpscentral som agerar ombud kan beslutanderätten inte överföras till ombudet. Notera att en grundläggande förutsättning för att anses vara en inköpscentral är att den juridiska personen är en upphandlande myndighet.
Utöver lagstiftning kan även interna styrdokument, till exempel arbetsordningen, innehålla begränsningar om beslutanderätt i organisationen.
Källhänvisningar
Med vänlig hälsning
Svar på fråga 1
I 8 kap. 4 § tredje stycket LOU anges uttryckligen att ett DIS som andra upphandlande myndigheter får använda ska drivas av just en inköpscentral. Bestämmelsen kan tolkas som att inköpscentralen inte behöver ange specifikt vilka andra upphandlande myndigheter som får använda systemet. Någon motsvarande bestämmelse finns inte för upphandlande myndigheter som inte är inköpscentraler. Det ska nämnas att den här möjligheten är placerad i reglerna om inköpscentralers verksamhet i LOU-direktivet (se artikel 37.1 andra stycket) och gäller därmed specifikt för just inköpscentraler. Den svenska lagstiftaren har istället valt att placera bestämmelsen i reglerna om elektroniska metoder för upphandling (8 kap. LOU). Bestämmelserna i 8 kap. LOU är i övrigt gemensamma för alla upphandlande myndigheter, inte bara inköpscentraler.
Vi ser i övrigt inga hinder mot att upphandlande myndigheter samordnat inrättar ett dynamiskt inköpssystem för att täcka sina gemensamma behov (samordnad upphandling). Om det inte är en inköpscentral som inrättar ett DIS ser vi ingen möjlighet att ytterligare upphandlande myndigheter kan ansluta till systemet i efterhand. Anledningen till det är att det inte finns någon motsvarande bestämmelse till 8 kap. 4 § tredje stycket LOU för andra upphandlande myndigheter än inköpscentraler. En jämförelse kan också göras till reglerna om ramavtal, där är det inte tillåtet för en upphandlande myndighet att ansluta till ett ramavtal i efterhand (jämför 7 kap. 3 § LOU). Det är inte heller möjligt när det är en inköpscentral som har upphandlat ramavtalet.
Svar på fråga 2
Vi är inte helt säkra på vad du menar med ”drivas av” och ”administrationen av tillkommande och frångående leverantörer”. Återkom gärna med ett förtydligande.
Om din fråga avser möjligheten för ett privat bolag att inrätta ett DIS
Enbart upphandlande myndigheter kan inrätta ett dynamiskt inköpssystem. Upphandlande myndigheter består av olika juridiska personer (bland annat kommuner, regioner och myndigheter, samt vissa bolag, stiftelser och föreningar). Det innebär att dessa, utöver skyldigheten att följa bestämmelserna i LOU, har olika regelverk att följa. Dessa regelverk kan skilja sig åt vad gäller möjligheten att överlåta verksamhet på externa aktörer. En bedömning behöver göras i det enskilda fallet om ett privat bolag är en upphandlande myndighet enligt definitionen i 1 kap. 18 och 22 § LOU.
Om din fråga avser situationen att ett DIS inrättas av en eller flera upphandlande myndigheter och sedan överlämnas driften av systemet till ett privat bolag
Den relevanta frågan som vi ser det är om det är möjligt eller inte att överlåta beslutanderätten till en extern part i en sådan situation. Det vill säga beslutet att släppa in en leverantör i systemet då leverantören bedömts uppfylla kvalificeringskraven, eller beslutet att inte släppa in en leverantör i systemet då den inte bedömts uppfylla kvalificeringskraven. En leverantör som inte antas till ett DIS kan ansöka om överprövning av ett sådant beslut.
Ett exempel på lagstiftning som begränsar möjligheten att delegera beslutsrätt utanför den egna organisationen är kommunallagen, som tillämpas av kommuner och landsting. Lagen innehåller detaljerade bestämmelser om vilka organ i organisationen som får fatta olika beslut.
Utöver kommunallagen finns också lagen om vissa kommunala befogenheter. Lagen ger vissa utvidgade befogenheter till kommuner och regioner i förhållande till vad som anges i kommunallagen. I lagen anges att en nämnd i en kommun, en region eller ett kommunalförbund får uppdra åt en anställd vid en inköpscentral att besluta för nämndens vägnar vid anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader genom en inköpscentral enligt 7 kap. 12 § LOU respektive 7 kap. 7 § LUF. Det innebär att i de fall inköpscentralen agerar ombud för en kommun eller en region kan en beslutanderätt överföras till inköpscentralen. Om det inte är en inköpscentral som agerar ombud kan beslutanderätten inte överföras till ombudet. Notera att en grundläggande förutsättning för att anses vara en inköpscentral är att den juridiska personen är en upphandlande myndighet.
Utöver lagstiftning kan även interna styrdokument, till exempel arbetsordningen, innehålla begränsningar om beslutanderätt i organisationen.
Källhänvisningar
- 8 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - enbart upphandlande myndigheter kan inrätta dynamiska inköpssystem
- 1 kap. 14 § LOU - bara upphandlande myndigheter kan vara inköpscentral.
Med vänlig hälsning
Mattias
29 oktober 2018 (Uppdaterat 29 januari 2021)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.