Till senaste kommentaren

När föreligger det särskilda skäl för en längre ramavtalstid än 4 år?

Hej,

En fråga angående avtalslängd.

Vi ska snart annonsera ut en upphandling för samhällsbetalda resor (skolskjuts), det är en upphandling som kräver stora investeringar i form av digitala verktyg samt resurser, både för oss samt leverantör. Vi kommer nämligen digitalisera hela flödet samt införa en resegaranti där resenären själv kontaktar leverantören direkt vid exempelvis förseningar etc.

Vi har fört dialogmöten med leverantörerna som alla är med på idén. Så därför är min fråga om det är befogat för en avtalslängd på minst sex (6) år i och med att stora investeringar krävs!

Kommentarer

  • Hej Rune,

    Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte svara på om det är befogat med en avtalstid på minst sex år i ditt fall. Däremot kan vi ge generell information om vad som gäller när en upphandlande organisation vill ha en längre avtalstid än fyra år.

    Det är oklart om det i ditt exempel rör sig om ett kontrakt eller ett ramavtal. I svaret nedan antar vi att det rör sig om ett ramavtal. För att få svar på vad som gäller vid ett kontrakt, se inlägget Hur långt får avtalets löptid vara för kontrakt respektive ramavtal? i vår Frågeportal.

    När föreligger särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år?
    Vid ramavtal är huvudregeln att de inte får löpa under längre tid än fyra år. Endast då det finns särskilda skäl får ramavtalet löpa längre än fyra år. Löper ramavtalet under en längre tid är det den upphandlande organisationen som ska kunna göra det sannolikt att det finns särskilda skäl. Vid denna bedömning är det särskilt viktigt att proportionalitetsprincipen beaktas.

    Exempelvis kan det vara motiverat att överstiga fyra år när leverantörer måste investera i utrustning där avskrivningstiden är längre än fyra år och som måste vara tillgänglig när som helst under ramavtalets hela löptid. Det saknas dock beloppsangivelser kring vad som kan anses vara en investeringsnivå som motiverar avsteg från fyraårsregeln gällande ramavtals löptid. Det finns inte heller någon uttrycklig begränsning för hur lång tid ett sådant ramavtal maximalt får löpa. Förutom vid stora investeringar kan även avgränsade projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning när projektet avslutas, tala för att särskilda skäl föreligger. Båda dessa skäl får bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Att samtliga leverantörer vill att ramavtalstiden överstiger fyra år har ingen betydelse vid bedömningen om särskilda skäl föreligger.

    Exempel på bedömningar om särskilda skäl föreligger
    Ett rättsfall där det ansågs föreligga särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år, hade en lång implementeringstid i kombination med säkerhetsaspekten en viss betydelse vid bedömningen. Det var då Kammarrätten i Sundsvall som skulle avgöra om en upphandling där avtalstiden för ramavtalet var åtta år och tio år för service, utgjorde särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år. Upphandlingen avsåg marina evakueringssystem till färjor, där systemen skulle installeras i ett stort antal färjor enligt en plan som byggde på ett flerårigt dockningsschema.

    Kammarrätten ansåg att det i fallet fanns särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år, eftersom systemen byggde på ett flerårigt dockningsschema och även enhetligheten i systemen bedömdes ha betydelse för säkerheten på färjorna.

    Ett annat rättsfall där istället fokus främst låg på de stora investeringar som behövdes göras, var ett från Kammarrätten i Stockholm. Upphandlingen avsåg en tvätt- och textilservice med en ramavtalstid på fem år med möjlighet till två års förlängning. Avtalstiden motiverades här av att det ställdes krav på mycket stora investeringar, men även att upphandlingsföremålet rörde en processindustri med mycket få leverantörer samt att en kortare avtalstid skulle medföra inträdeshinder för nya aktörer. Kammarrätten fann att den upphandlande myndigheten hade tillräckliga skäl för att använda en längre avtalstid än fyra år och att dessa skäl var hänförliga till upphandlingsföremålet.

    Ett liknande fall, som också avsåg stora investeringar, är ett från Kammarrätten i Göteborg. I detta fall hade de upphandlande myndigheterna upphandlat ett avtal om avfallshämtning med en avtalstid på fem år med möjlighet till förlängning i två år. Investeringskostnaden för fordonen som behövdes för att fullgöra uppdraget var höga och de hade en avskrivningstid som översteg fyra år. Även om omplacering eller avyttring av fordonen till bokfört värde i vissa fall kunde vara möjlig efter fyra år ansåg kammarrätten att de upphandlande myndigheterna gjort sannolikt att en avtalstid om endast fyra år skulle skapa en ekonomisk osäkerhet för mindre leverantörer som fick antas vara konkurrenshämmande. Det förelåg därför särskilda skäl att tillämpa en längre avtalstid än fyra år.

    Källhänvisning
    • 7 kap. 2 § lagen om offentlig upphandling (LOU) – ramavtalets löptid
    • Beaktandesats 62 andra stycket i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – när det finns undantag från en ramavtalstid som överstiger fyra år
    • prop. 2006/07:128 s. 333 – projekt och stora investeringar kan utgöra särskilda skäl som kan motivera en längre ramavtalstid än fyra år.
    • Kammarrätten i Sundsvalls dom av den 26 februari 2019 i mål nr 2573–18.  – en lång implementeringstid i kombination med säkerhetsaspekten hade en viss betydelse vid bedömningen av att ett ramavtal på åtta år och tio år för service, utgjorde särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år
    • Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 1583–13 – en ramavtalstid på fem år med möjlighet till två års förlängning ansågs motiverad eftersom det ställdes krav på mycket stora investeringar
    • Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 3124-3127–13 – en hög investeringskostnad för fordonen som behövdes för att fullgöra uppdraget i ramavtalet och en avskrivningstid som översteg fyra år, ansågs utgöra särskilda skäl för en avtalstid på fem år med möjlighet till förlängning i två år.
    Uppdaterad: den 17 oktober 2019

    Med vänlig hälsning,
    Klara Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.