Beräkning av upphandlingens värde när avtalet löper tillsvidare

Hej,
Vi har en fråga om vad som gäller vid direktupphandling under tröskelvärdet av ett IT-system och tjänst till en kommun.
Köparen vill teckna ett tvåårigt avtal, som därefter förlängs automatiskt med ett år i taget. Efter de första två åren inträder en möjlighet till ömsesidig uppsägning med 3 månaders uppsägningstid. Avtalet kan därmed löpa på obestämd tid.

Köparen hävdar att avtal, som är på obestämd tid, beräknas värdet för upphandlingen utifrån en avtalstid på 4 år. Detta leder till att Köparen vill att vi halverar vår offert för att de ska kunna göra en direktupphandling. Är det förenligt med LOU?

Hej Ida,

Beräkning av värdet av en upphandling
Beroende på vilken typ av kontrakt, ramavtal eller vilken typ av kontraktsföremål upphandlingen omfattar tillämpas olika regler i 5 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU). Huvudregeln vid beräkning av värdet av en upphandling är att värdet utgörs av det totala belopp som, enligt den upphandlande organisationens uppskattning, ska betalas enligt de kontrakt som ingår i upphandlingen. När värdet bestäms ska options- och förlängningsklausuler som anges i något av upphandlingsdokumenten inbegripas som om de hade utnyttjats.

Om ett kontrakt avser en tjänst som regelbundet återkommer eller som ska förnyas ska värdet uppskattas med ledning av värdet av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden eller det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod efter den första leveransen. Läs mer i inlägget Vad innebär beräkningsregeln om återkommande behov i 5 kap. 11 § LOU? i vår Frågeportal.

Under vissa förutsättningar kan det vara möjligt att beräkna värdet av en upphandling som en schablon på sättet du beskriver. Dessa tillvägagångssätt beskrivs i 5 kap. 10–13 §§ LOU.

Direktupphandling när avtalet löper tillsvidare
Direktupphandling får användas bland annat om upphandlingens värde uppgår till högst direktupphandlingsgränsen. Vi har svårt att föreställa oss en situation där denna förutsättning skulle vara uppfylld om löptiden är obestämd. Det borde normalt sett inte vara möjligt att använda förfarandet direktupphandling när upphandlingen avser ett avtal som löper på obestämd tid (jfr prop. 2015/16:195 s. 489 f.). Vi vill dock lyfta fram att såvitt vi vet har frågan inte varit föremål för prövning i domstol.

Gällande din fråga om den upphandlande organisationen kan begära att ni ska revidera offerten gäller följande. Vid direktupphandling är det möjligt för den upphandlande organisationen att förhandla med en eller flera anbudsgivare så länge de grundläggande upphandlingsprinciperna iakttas.

Lämpligheten av avtal som löper tillsvidare
Notera att ett upphandlat kontrakt bör av såväl legala, praktiska och affärsmässiga skäl alltid vara tidsbegränsat. Bland annat har EU-domstolen i en dom uttalat att det är främmande för regelverket att offentliga kontrakt ingås för obestämd tid. Läs mer om lämpligheten att avtala om tillsvidarekontrakt i inlägget Hur långt får avtalets löptid vara för kontrakt respektive ramavtal? i vår Frågeportal.  

Källhänvisningar

• 5 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - beräkning av upphandlingens värde
• 19 kap. 1 § LOU - vid upphandling under tröskelvärdet ska beräkningsreglerna i 5 kap. LOU tillämpas  
• 19 a kap. 1 § LOU – vid direktupphandling ska beräkningsreglerna i 5 kap. LOU tillämpas  
• 19 a kap. 2 § LOU - när direktupphandling får användas
• EU-domstolens dom C‑454/06 Pressetext – det är främmande för regelverket om offentlig upphandling att offentliga kontrakt ingås för obestämd tid.

Med vänlig hälsning,