Kan jag begära ut en sammanställning som allmän handling?

Hej
Kan jag begära ut en sammanställning på till exempel 2016 och 2017 års sammanlagda kostnader/fakturor från ett specifikt företag som vunnit en upphandling?

Hej Patrick!

Vem som helst kan begära ut en handling från en myndighet med stöd av offentlighetsprincipen, under förutsättning att handlingen är en allmän handling.

Vad som är en allmän handling framgår av tryckfrihetsförordningen (TF). I begreppet handling ingår alla typer av information hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett form.

Två kriterier ska vara uppfyllda för att en handling ska vara allmän. Handlingen ska:

1. förvaras hos myndigheten, och
2. ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

De flesta handlingar är därför att anse som allmänna handlingar.

För just sammanställningar gäller dock vissa särskilda regler i TF.

För att en sammanställning av uppgifter ska anses förvarad hos myndigheten krävs det att myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder (2 kap. 6 § andra stycket TF). Med rutinbetonade åtgärder menas att det endast ska vara fråga om en begränsad arbetsinsats utan nämnvärda kostnader. Som utgångspunkt gäller att en handling som myndigheten kan sammanställa för eget behov med egna tekniska hjälpmedel eller dataprogram ska lämnas ut vid begäran. Som exempel kan nämnas ett registerutdrag ur en databas, men även mer avancerade sammanställningar kan möjligen komma ifråga.

I regel är det inte möjligt att kräva att en myndighet ska skapa en helt ny handling med en sammanställning av just de uppgifter som efterfrågas (se RÅ 1978 2:19). Detta gäller även om den nya handlingen är en sammanställning av uppgifter som finns i olika allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten.

Om myndigheten anser att sammanställningen inte kan skapas med rutinbetonade åtgärder och avslår din begäran om allmän handling finns möjligheten att överklaga beslutet till kammarrätten.

Notera att en begäran om allmän handling fortfarande måste genomgå myndighetens sekretessprövning innan handlingen kan lämnas ut, vilket kan innebära hinder för att ta del av hela eller delar av handlingens innehåll.

Mer information om offentlighet och sekretess hittar du både på vår webbplats och i vår Frågeportal.

Med vänliga hälsningar,

Hej, en följdfråga:
kan jag bli nekad att få ut sammanställningen digitalt? Som till exempel sammanlagda kostnader och fakturor som skulle kunna se ut som en excelfil, med tusentals sidor där myndigheten tar betalt för alla handlingar över 9 sidor?

Hej Maya,

Den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen. Myndigheten är inte skyldig att lämna ut kopia av allmän handling i elektronisk form om det inte följer av lag.

I det fallet att den upphandlande organisationen omfattas av förvaltningslagen så gäller en serviceskyldighet, vilket bland annat innebär att myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta vara på sina intressen. Omfattningen och tillämpningen av serviceskyldigheten är dock något som varje enskild myndigheten avgör.

Läs mer
För att läsa mer om myndigheternas möjlighet att ta ut en avgift för kopia av allmän handling hänvisar vi till Ekonomistyrningsverkets (ESV) handledning Avgift för kopia av allmän handling. Handledningen är framtagen år 2005, sedan dess kan det ha skett vissa ändringar i avgiftsförordningen. Handledningen ger svar på några vanliga frågor om kopior av allmänna handlingar, bland annat vad som gäller när en begäran inkommer om att få ta del av en allmän handling på elektronisk väg.

Källhänvisningar

• 2 kap. 15–16 §§ Tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) – vid begäran att antingen ta del av, eller få en kopia av, en allmän handling ska myndigheten lämna ut handlingen genast eller så snart det är möjligt (ta del av handlingen på plats) eller skyndsamt (vid utlämnande av kopia av en handling)
• 1 § förvaltningslag (2017:900) (FL) – lagen gäller i förvaltningsverksamhet
• 6 § FL – myndigheternas serviceskyldighet.

Med vänlig hälsning,