Till senaste kommentaren

Dokumentationskrav vid direktupphandling, vad gäller och vad händer om man bryter mot kravet?

Finns det vägledningar från er eller i rättsfall där avgöranden har gjorts kring dokumentationskrav gällande tilldelningsbeslut i en direktupphandling?

Kommentarer

  • Hej Magnus,

    Vi känner tyvärr inte till att frågan avseende dokumentationsplikten gällande tilldelningsbeslutet vid en direktupphandling har blivit prövad i domstol.

    Allmänt om dokumentationsplikt vid direktupphandling
    Om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor ska den upphandlande myndigheten dokumentera genomförandet. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. I förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) beskrivs skyldigheten som att den upphandlande myndigheten ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen.

    Vidare framgår det av förarbetena att följande uppgifter som minimum bör omfattas av dokumentationsplikten
    • den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer,
    • föremålet för direktupphandlingen,
    • hur konkurrens togs tillvara (annonsering eller tillkännagivande på myndighetens hemsida),
    • vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud,
    • namn och organisationsnummer på den leverantör som tilldelades kontraktet och det viktigaste skälet för tilldelningen,
    • avtalets (uppskattade) värde samt
    • tidpunkten för kontraktets genomförande eller kontraktets löptid
    Om upphandlingens värde understiger 100 000 kronor så finns ingen dokumentationsplikt men för att säkerställa att direktupphandlingsgränsen inte kommer att överskridas vid senare direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret är det ändå viktigt att den upphandlande myndigheten dokumenterar även dessa inköp.

    En upphandlande myndighet som inte fullföljer sin dokumentationsplikt kan komma att kritiseras av Konkurrensverket genom ett tillsynsbeslut. Läs mer om vilka uppgifter Konkurrensverket anser bör ingå i dokumentationen av direktupphandlingar samt hur Konkurrensverket bedriver sin tillsyn på myndighetens egen webbplats.

    Måste man i samband med en direktupphandling upprätta ett skriftligt tilldelningsbeslut och underrätta anbudsgivarna om beslutet? 
    Det finns ingen upphandlingsrättslig skyldighet att upprätta ett skriftligt beslut om vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet (tilldelningsbeslut) men däremot så kan den upphandlande myndigheten i sina egna riktlinjer och policys reglera denna skyldighet. Om den upphandlande myndigheten väljer att frångå sina interna riktlinjer och policys så är detta dock inte ett brott mot upphandlingslagstiftningens regler.

    Vad gäller frågan om skyldigheten att, vid en direktupphandling, underrätta anbudsgivarna om beslutet så behöver detta, till skillnad från vid andra upphandlingsförfaranden, endast ske muntligen.

    Läs mer om skillnaden mellan tilldelningsbeslut och underrättelse om tilldelningsbeslutet samt skyldigheten att underrätta anbudsgivarna om beslutet i inläggen Skillnaden mellan tilldelningsbeslut och underrättelse om tilldelningsbeslut och När ska man meddela tilldelningsbeslut respektive skicka avtal vid direktupphandling? i vår Frågeportal.

    Allmänna handlingar och direktupphandling
    Eftersom en direktupphandling är ett upphandlingsförfarande utan särskilda formkrav eller krav på annonsering så är det inte säkert att det överhuvudtaget finns några handlingar kopplade till själva upphandlingsprocessen. I det fall det finns handlingar så är dessa som utgångspunkt allmänna handlingar som ska lämnas ut på begäran, under förutsättning att den upphandlande myndigheten omfattas av tryckfrihetsförordningens (TF) bestämmelser och att handlingen eller uppgifter i handlingen inte omfattas av sekretess enligt någon bestämmelse i offentlighets och sekretesslagen (OSL).

    Det innebär att om den upphandlande myndigheten har tagit fram ett skriftligt beslut om att tilldela kontraktet efter en direktupphandling så ska myndigheten som utgångspunkt lämna ut handlingen på begäran.

    Vilken möjlighet finns att överpröva en direktupphandling? 
    En direktupphandling kan överprövas fram till dess att avtal har tecknats. Eftersom det inte finns några särskilda formkrav för hur en direktupphandling ska genomföras så är det endast de bestämmelser som reglerar under vilka förutsättningar det är tillåtet att direktupphandla samt de grundläggande upphandlingsprinciperna som utgör den rättsliga ramen och som därmed kan ligga till grund för en överprövning. Detta är något som Högsta förvaltningsdomstolen har slagit fast.

    Om ett avtal redan har slutits mellan en upphandlande myndighet och en leverantör så kan avtalet i vissa fall förklaras ogiltigt av en domstol. När det gäller direktupphandlingar så kan avtalet dock endast förklaras ogiltigt om det inte har varit tillåtet att använda ett sådant förfarande.

    Läs mer
    Läs mer om direktupphandling i inlägget Vad gäller vid direktupphandling?.

    Källhänvisningar
    • 19 kap. 30 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – dokumentationsplikt vid upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor
    • prop. 2015/16:1145 s. 681 – en upphandlande myndighet ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor
    • prop. 2015/16:1145 s. 1149 – uppräkning av vad dokumentationsplikten som minimum bör omfatta
    • 19 kap. 29 § andra stycket LOU – vid direktupphandling ska den upphandlande myndigheten, när beslut om leverantör och anbud fattats, underrätta anbudsgivarna om beslutet snarast möjligen
    • 20 kap. 4 § LOU – allmänna bestämmelser om överprövning
    • HFD 2018 ref. 60 – fråga om vilka regler som är tillämpliga vid överprövning av en direktupphandling samt om innebörden av de grundläggande upphandlingsprinciperna vid en sådan överprövning
    • 20 kap. 13 § LOU – förutsättningarna för när en domstol ska besluta att ett avtal som har slutits mellan en upphandlande myndighet och en leverantör är ogiltigt.
    Vänliga hälsningar,
    Victoria Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.