Till senaste kommentaren

Vem har skyldighet att spara upphandlingsdokument från en e-handelsportal?

Hej Vilka krav ställs det på ett e-handelsportal att spara upphandlingsdokument och anbud när det gäller sparande av offentliga dokument. Eller är det upphandlande myndighet som har ansvaret att ladda ner dokumenten och spara dem.

MVH Magnus
Magnus Lindström Rapportera olämpligt innehåll

Kommentarer

  • Hej,

    Jag är inte helt säker på vad exakt din fråga avser. Jag kommer därför att redogöra både för vad som gäller allmänt avseende olika organs dokumentationsskyldighet och för vilka regler som gäller vid bevarande av handlingar.

    Allmänt om dokumentationsskyldighet 
    Upphandlande myndigheter har som utgångspunkt en långtgående skyldighet att dokumentera genomförandet av en upphandling. Sådan dokumentation utgör i regel sådana allmänna handlingar som varje svensk medborgare har rätt att ta del av under förutsättning att handlingarna inte omfattas av sekretess.

    Privata aktörer, som till exempel privata företag som driver de elektroniska annonseringsdatabaser, som tillgängliggör annonser för offentliga upphandlingar har inte någon skyldighet att spara dokument som upphandlande myndigheter laddar upp. Vidare har privata aktörer som huvudregel inte någon skyldighet att lämna ut några handlingar, eftersom de normalt sett inte omfattas av offentlighetsprincipen.

    Bevarande av handlingar som rör en upphandling 
    Om din fråga avser bevarande av handlingar i samband med en upphandling gäller arkivlagen för myndigheters och andra organs arkiv som omfattas av den lagen. För andra upphandlande myndigheter gäller följande. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar (…) och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades. En upphandlande myndighet ska även bevara det kontrakt eller det ramavtal som har ingåtts efter upphandling enligt denna lag. Kontraktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid.

    Bevarande av handlingar i samband med avrop eller användning av e-handelssystem för beställningar
    Som ovan nämnts omfattar arkivlagens bestämmelser myndigheter och vissa andra organ. Vidare finns det i bokföringslagen bestämmelser om bokföringsskyldighet för vissa fysiska och juridiska personer. I lagen finns vidare särskilda arkiveringsregler vad gäller just uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Sådana bestämmelser finns även i andra lagar och Riksarkivets föreskrifter. Av reglerna framgår bland annat att en myndighets arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser lagens syftens, (1) rätten att ta del av allmänna handlingar, (2) behovet av information för rättskipningen och (3) förvaltningen och forskningens behov.

    Notera dock att arkivlagens bestämmelser ger myndigheter utrymme att gallra bland sina allmänna handlingar under förutsättning att det arkivmaterial som återstår efter gallring tillgodoser ändamålen med myndigheternas arkivbildning.

    För ytterligare vägledning, se gärna SFTI:s handledning Elektronisk fakturering i den offentliga sektorn – rättsregler att beakta (se särskilt 9 kap. om arkivering av e-fakturor). Se även boken E-handel - redovisning och juridik.
     
    Begäran om att få ta del av allmän handling 
    En begäran om att få ta del av en allmän handling görs direkt till den upphandlande myndigheten, och det är myndigheten som prövar huruvida det finns några hinder mot att handlingen lämnas ut.

    Källhänvisningar
    • 12 kap. 14 § LOU – dokumentationsplikt vid direktivstyrda upphandlingar
    • 2 kap. 1 och 3 §§ tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)– varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess
    • 12 kap. 17 § LOU – bevarande av handlingar
    • arkivlagen (1990:782) – generella arkiveringsregler
    • bokföringslagen (1999:1078), lagen (1997:614) om kommunal redovisning och Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) – särskilda arkiveringsregler vad gäller just uppgifter som utgör räkenskapsinformation.
    Uppdaterad: den 23 april 2019

    Med vänliga hälsningar,
    Linnea Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.