Till senaste kommentaren
Kommentaren du söker har flyttats till en ny diskussion, eller är borttagen.

Lagen om e-faktura vid upphandling gäller sedan den 1 april 2019

Hej,

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling innehåller bestämmelser om fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling. Vad menas med offentlig upphandling i detta avseende?

Är elektroniska fakturor obligatoriska även vid direktupphandling?
Hanna Hallberg Rapportera olämpligt innehåll

Kommentarer

  • Hej Hanna,

    Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling gäller sedan den 1 april 2019.

    Vad den nya lagen omfattar framgår av dess 1 §: ”I denna lag finns bestämmelser om elektroniska fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna eller lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner.

    Lagen om elektroniska fakturor omfattar alltså som huvudregel alla fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet till följd av en offentlig upphandling enligt LUFS, LOU, LUF eller LUK (se 1 och 4 §§ lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling).

    Av förarbetena framgår att lagen ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden, inklusive vid direktupphandlingar (se prop. 2017/18:153 s. 16). Även fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet till följd av en direktupphandling ska alltså utformas på det sätt som anges i den nya lagen.

    Uppdaterad: den 10 april 2019

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Hej.
    Som en uppföljning på detta, skulle jag vilja ha svar på om det gäller alla leverantörer, såväl svenska eller utländska?

    Min uppfattning är att det gäller alla.
    Henrik Möller
  • Hej Henrik,

    Ja, genom att kravet på elektronisk faktura kopplas till en upphandling enligt någon av upphandlingslagarna gäller den för alla leverantörer som deltar i en sådan upphandling.

    Källhänvisningar
    4 § lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling och prop. 2017/18:153 s. 22.

    Uppdaterad: den 5 mars 2019

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Om en kommun köper in enstaka produkt av oss som leverantör på faktura 30dgr, via vår webb eller butik. Behövs då annat än pdf-faktura i mail?
    Eva
  • Hej Eva,

    Om köpet genomförs enligt någon av upphandlingslagarna (exempelvis en direktupphandling enligt LOU) så omfattas köpet av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (hädanefter lagen om e-faktura vid upphandling).

    En PDF-faktura är inte en elektronisk faktura enligt definitionen i lagen om e-faktura vid upphandling, vilket innebär att ni behöver skicka en annan form av faktura. Läs mer om detta på DIGG:s webbplats. Där framgår bland annat att leverantörer som sällan fakturerar offentlig sektor och inte vill anskaffa ett eget systemstöd bör fråga den upphandlande myndigheten eller enheten om den har en fakturaportal där leverantören manuellt kan skapa en elektronisk faktura.

    Källhänvisningar
    2 § lagen om e-faktura vid upphandling - PDF-faktura anses inte vara en elektronisk faktura enligt lagen.

    Uppdaterad: den 5 mars 2019

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Tack för svar.
    Så med andra ord om en myndighet lägger order på vår webb eller handlar i butik mot faktura så behöver vi säkerställa att vi kan fakturera i deras fakturaportal. Annars måste vi neka faktura och be om direktbetalning.
    Vi säljer till 90% till konsument
    Eva
  • Hej Eva,

    Det finns många metoder för att hantera transaktioner mellan en leverantör och en upphandlande myndighet eller enhet. Om en leverantör inte utfärdar någon faktura till en upphandlande myndighet eller enhet är naturligtvis inte lagen om e-faktura vid upphandling tillämplig.

    Om en upphandlande myndighet eller enhet betalar till en leverantör i förskott är det dock vanligt förekommande att leverantören i efterhand skickar ut en faktura där det framgår att betalning har erlagts. Rättstillämpningen får avgöra om denna faktura är att anse som en faktura i lagen om e-faktura vid upphandlings mening, eller om det snarare är att betrakta som ett kvitto.

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Hej

    En följdfråga på ovanstående. Om jag tolkar informationen som finns på DIGG, https://www.digg.se/nationella-digitala-tjanster/e-handel-och-e-faktura/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor/sa-forbereder-du-dig, så ska vi som upphandlande myndighet kunna ta emot elektroniska fakturor i lämpligt format.

    Men kan vi ställa ska-krav på att leverantören ska kunna skicka elektroniska fakturor efter den 1 april eller kan de fortsättningsvis skicka pappersfakturor som sedan skannas?
    Marcus
  • Hej Marcus,

    Frågor om fakturaformat och innehållet på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbplats hänvisar vi till DIGG.

    Ni kan ställa obligatoriskt krav på att leverantören ska skicka elektroniska fakturor. Oavsett om en upphandlande myndighet ställer ett obligatoriskt krav eller inte är det från den 1 april 2019 inte möjligt för en leverantör att skicka pappersfakturor eller PDF-fakturor om lagen om e-faktura vid upphandling är tillämplig. För att läsa om när lagen om e-faktura vid upphandling är tillämplig se svaren ovan.

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Hej här kommer en fråga från en mellanstor kommun:

    Vad gäller vid köp "utanför avtal" (ej LOU och direktupphandling) efter den 31/3? Exempel:
    Köp görs i butik (som vi ej har något avtal med). Måste denna leverantör skicka en elektronisk faktura till oss from 1/4?
    Och om vi ändå mottar en pappersfaktura (som skannas). Vad gör vi då? Ska vi sända den tillbaka till leverantören?

    Om vi ställer det hela på sin spets - kommer det inte finnas några skanningsleverantörer kvar efter den 1 april?

    Malin
  • Hej Malin,

    Omfattas ett köp av någon av upphandlingslagarna är lagen om e-faktura vid upphandling tillämplig
    En upphandlande myndighet måste själv bedöma om den genomför en upphandling eller inte. Men av allt att döma är köpet du beskriver en helt vanlig direktupphandling (exempelvis ett köp av en liter mjölk i butik är upphandlingspliktigt och utgör vanligtvis en direktupphandling). I ett sådant fall ska butiken utfärda fakturor elektroniskt enligt lagen om e-faktura vid upphandling. Ett tips i sammanhanget är att erbjuda en fakturaportal till leverantörerna som inte har kapacitet att utfärda elektroniska fakturor. Frågor om fakturaportaler hänvisar vi till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

    Notera dock att det inte alltid är nödvändigt för en leverantör att utfärda någon faktura i en upphandling. Exempelvis är det inte aktuellt när en myndighet betalar för sitt köp direkt i butiken med användning av ett betalkort eller kontanter. I en sådan situation finns inget behov av att utfärda någon faktura och därmed aktualiseras inte heller lagen om e-faktura vid upphandling.

    Hur hanterar en upphandlande myndighet pappersfakturor från leverantörer då lagen trätt i kraft?
    Fakturan i sig är en inkommen handling och ska bevaras enligt gällande regler. Även om utfärdandet av pappersfaktura är fel kan en upphandlande myndighet vare sig skicka tillbaka den eller låta bli att betala den.

    I dessa fall får myndigheten hantera och betala fakturan, men den bör också kontakta leverantören och informera om lagkravet så att leverantören kan göra rätt vid nästa tillfälle. Om leverantören fortsätter att skicka pappersfakturor kan DIGG utfärda vite som en sista åtgärd.

    Observera att lagen om e-faktura vid upphandling endast är aktuell att tillämpa till följd av offentlig upphandling som påbörjats efter den 1 april 2019. Den påverkar därför inte befintliga avtal som upphandlats innan dess.

    Allmänna frågor om digitalisering, skanningsleverantörer och liknande som saknar koppling till upphandling hänvisar vi till DIGG.

    DIGG har tagit fram information om hur myndigheter och leverantörer bör förbereda sig inför att den nya lagen träder i kraft, Obligatorisk e-faktura – så förbereder du dig.

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Hej Gustav?

    Stipulera lagen att även att påminnelser på obetalda elektroniska fakturor ska vara elektroniska ?
    Marlene Meilgaard
  • Hej Marlene,

    Frågor om lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling hänvisar vi i första hand till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). Detta eftersom DIGG ansvarar för frågor kring lagkravet på e-faktura.

    På DIGG:s webbplats på undersidan Frågor och svar obligatorisk e-faktura under rubriken Lagens omfattning finns svar på din fråga (se sista frågan). Eventuella frågor om DIGG:s svar hänvisar vi till DIGG (se DIGG:s kontaktuppgifter).

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Hej,

    Som jag ser det är det inte fullständigt klarlagt när en upphandling ska anses som påbörjad. Jag har, som en del andra, valt att se det vid tidpunkten för beslut om upphandlingsförfarande men detta är inte självklart. Min fråga är hur ska man förhålla sig till detta i det här fallet, då lagen lagen (2018:1277) avgränsar med stöd i det tidsbegreppet? Som jag ser det vore det mer transparent om lagen istället hänvisat annonseringstillfället, till exempel.
    Mattias
  • Hej Mattias,

    Som vi ser det är det helt klarlagt när en upphandling anses påbörjad. Se svaret i inlägget När anses en upphandling vara påbörjad? i vår Frågeportal.

    En upphandlande myndighet kan förstås genom sitt agerande påverka när en upphandling påbörjas. Men när den upphandlande myndigheten väl har vidtagit åtgärden som innebär att upphandlingen anses vara påbörjad kan den inte retroaktivt ändra denna tidpunkt.

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Vi på socialtjänsten hanterar sekretessuppgifter även i samband med fakturor. Kan vi hänvisa till art 3 och undkomma kravet på e-faktura? Om nej, vad gör vi tills dess kommunens ekonomisystem är anpassade till nya lagen?
    Charlotte
  • Hej Charlotte,

    Frågor om lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling hänvisar vi i första hand till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). Detta eftersom DIGG ansvarar för frågor kring lagkravet på e-faktura.

    På DIGG:s webbplats på undersidan Frågor och svar obligatorisk e-faktura under rubriken Lagens omfattning finns eventuellt svar på din fråga (se svaret under frågan Vilka undantag finns från lagen?). Eventuella frågor om DIGG:s svar hänvisar vi till DIGG (se DIGG:s kontaktuppgifter).

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist
  • Vi är en Icabutik som har skickat ut fakturor till våra kunder pappersvägen! Jag uppfattar lagen som att det ska tillämpas e-fakturor till de kunder som är "nya" och att det inte behöver tillämpas de befintliga! Är det så?
    Annika Andersson
  • Hej Annika,

    Tyvärr är det inte så enkelt som du anger. I många fall omfattas även ”gamla” kunder av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura vid upphandling).

    Upphandling innan den 1 april 2019
    Har ni ett avtal med en upphandlande myndighet sedan innan den 1 april 2019 behöver inte fakturor enligt avtalet utfärdas enligt lagen om e-faktura vid upphandling. Detta eftersom lagen endast är aktuell att tillämpa till följd av offentlig upphandling som påbörjats efter den 1 april 2019.

    Avser din fråga ett ramavtal som parterna ingick innan den 1 april 2019 och fakturor för specifika avrop från ramavtalet behandlas frågan i inlägget Lagen om e-faktura, kan leverantören fortsätta att skicka pappersfaktura om ramavtalet säger det? i vår Frågeportal.

    Upphandling efter den 1 april 2019 
    Om det däremot är så att det inte finns något avtal med den upphandlande myndigheten är situationen annorlunda. Kommer myndigheten regelbundet förbi er butik för att genomföra ett köp utan föregående annonsering, det vill säga direktupphandlingar, ska alla fakturor som leverantören utfärdar till följd av sådana köp som påbörjas efter den 1 april 2019 faktureras enligt lagen om e-faktura vid upphandling.

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.