Förhandling i urvalsförfarande - vilka formella krav på genomförandet finns?

Hej!
I en upphandling (urvalsförfarande) under tröskelvärdet (LOU kap 19) ska vi ev. tillämpa förhandling. I era tips och exempel framställs förhandlingssituationen som ett fysiskt sammanträde. Vilka formella krav finns? Det skulle passa oss bra att förhandla via e-post, vilket också förefaller innebära en god dokumentation av processen. Är det tillåtet?

Hej Jan,

Vid förhandling i ett urvalsförfarande gäller bestämmelserna i 12 kap. 1–9 §§ och 10 § första stycket lag om offentlig upphandling (LOU) (se 19 kap. 16 § LOU). Där framgår att huvudregeln är att en upphandlande myndighet och en leverantör ska använda elektroniska medel när de kommunicerar med varandra under en upphandling. E-post är ett elektroniskt hjälpmedel. Det går alltså bra att förhandla med anbudssökande och anbudsgivare via e-post.

Muntlig kommunikation, som får betraktas som ett undantag, får användas under en upphandling, om kommunikationen inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen och den upphandlande myndigheten dokumenterar sådana uppgifter från kommunikationen som är av betydelse för upphandlingen (12 kap. 5 § LOU).

Med vänlig hälsning,

Hej Gustav,

Tack för ett välkommet svar och referenser till klok lagstiftning (en miss av mig att inte koppla dessa stycken till förhandlingssituationen). Min fråga uppkom efter läsning av er "Förhandling - praktiska tips och råd" som på alla sätt framställer förhandlingssituationen som ett fysiskt möte runt ett bord.

Vänligen,
Jan

Hej Jan,

Jag kan dela din uppfattning att informationen beskriver förfarandet som en fysisk muntlig förhandling. Det är vanligt att förhandling beskrivs så i litteraturen, inte bara i offentlig upphandling. Med stor sannolikhet är det också så förhandlingar vanligtvis genomförs i praktiken, generellt sett. Vidare har vi information både på vår webbplats och i vägledningen att lagstiftningen har förändrats sedan vägledningen togs fram, och reglerna om elektronisk kommunikation skiljer sig väsentligt åt i LOU i förhållande till ÄLOU.

Med vänlig hälsning