Måste vi förhandla med alla leverantörer vid förenklat förfarande eller räcker det med en?

Hejsan,

Jag har fått tre anbud i en upphandling. Anbuden har utvärderats enligt ska-krav och bör-krav. Det är ett anbud som vår beställare gillar jätte mycket. Kan vi förhandla om pris med endast den leverantören eller måste vi förhandla med de andra? Det anbud som beställaren gillar har fått högsta betyg på alla bör-krav kriterier...

Hej Shakil,

Vid ett förenklat förfarande får den upphandlande myndigheten förhandla med en eller flera leverantörer. Det finns inte några särskilda bestämmelser som närmare reglerar när förhandlingar får ske eller hur den upphandlande myndigheten ska gå till väga. Detta innebär att det är oklart om en upphandlande myndighet kan välja att endast förhandla med en leverantör eller om myndigheten måste förhandla med alla leverantörer som har lämnat in ett anbud. Den upphandlande myndigheten är dock skyldig att iaktta de grundläggande upphandlingsprinciperna genom hela upphandlingsprocessen vilket kan påverka bedömningen om förhandling ska ske med en eller flera av anbudsgivarna.

Det är oklart om det måste framgå i upphandlingsdokumenten hur förhandlingen kommer att genomföras eller om det räcker med att skriva att upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande. Om den upphandlande myndigheten väljer att, i upphandlingsdokumenten, närmare beskriva hur förhandlingen ska genomföras är myndigheten dock skyldig att genomföra förhandlingen på det sätt som myndigheten har angett.

En förhandling får inte innebära att myndigheten ändrar minikraven eller tilldelningskriterierna som anges i upphandlingsdokumentet. Vid ett förhandlat förfarande över tröskelvärdet måste den upphandlande myndigheten skriftligen informera alla kvarvarande leverantörer om ändringar sker i upphandlingsdokumentet under förhandlingarna och därefter ge dem skälig tid att ändra sina anbud. Det är oklart om samma sak gäller vid ett förenklat förfarande, men utifrån likabehandlingsprincipen bör rimligen samma regler gälla även vid upphandlingar under tröskelvärdet.

Notera att den upphandlande myndigheten ska tilldela kontraktet till den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Att inte förhandla med alla leverantörer som har lämnat ett godtagbart anbud kan innebära att myndigheten missar det anbud som efter en förhandling skulle vara det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten eftersom alla anbudsgivare inte ges samma möjlighet att anpassa sina anbud efter myndighetens behov.

Läs mer
För att läsa mer om när i processen man får förhandla vid ett förenklat förfarande, se inlägget När får man förhandla vid förenklat förfarande? i vår Frågeportal. För att läsa mer om vad man får förhandla om vid ett förenklat förfarande, se inlägget Vad får man förhandla om vid förenklat förfarande? i vår Frågeportal.

Källhänvisning

• 19 kap.  5 § lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – definition av förhandlat förfarande
• 19 kap. 24 § LOU – grunder för utvärdering.

Med vänlig hälsning,