Till senaste kommentaren

Får man förkasta ett anbud om man inte får tag på en referens?

Hej
Har en fråga om en upphandlande myndighet kan förkasta ett anbud om de inte lyckas få tag på en av lämnade referenser, utan att kontakta leverantör och ge den möjlighet att uppmana referenten ta kontakt med myndigheten eller be om kompletterande referens?

Kommentarer

  • Hej Lars!

    Ja, det kan den upphandlande myndigheten göra i vissa fall, beroende på vad som framgår av upphandlingsdokumenten.

    Hur referenspersonerna ska kontaktas och under vilken tidsperiod de kommer att kontaktas, bör den upphandlande myndigheten ange i upphandlingsdokumenten. Den exakta tidpunkten för referenstagning behöver dock inte anges. Detta för att referenstagningen ska vara förenlig med den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet. Myndigheten har inte heller någon skyldighet att söka kontaktpersonen på något annat sätt än vad som anges i upphandlingsdokumenten. Det är därmed myndigheten som avgör på vilket sätt referenser ska anges och hur de ska kontaktas, medan anbudsgivaren ansvarar för att se till att rätt kontaktuppgifter anges samt att de referenser som anges är tillgängliga.

    Även om den upphandlande myndigheten inte har någon skyldighet att söka kontaktpersonen på något annat sätt än vad som anges i upphandlingsdokumenten, ska myndigheten göra tillräckliga försök att nå referenspersonen utifrån vad som framgår av upphandlingsdokumenten. Alla försök att kontakta referenspersonen ska dessutom noteras i den individuella rapporten. Tyvärr finns det ingen vägledning kring hur många gånger en upphandlande myndighet måste försöka kontakta en referensperson, utan en bedömning får göras i det enskilda fallet.

    Exempel på prövning där referensen inte svarade
    I ett avgörande från Förvaltningsrätten i Stockholm framgick det av upphandlingsdokumenten att referenserna skulle kontaktas under en viss vecka eller i början av veckan därefter. Det framgick även i upphandlingsdokumenten att om en referens inte gick att nås skulle berörd anbudsgivare kontaktas i början av den senare veckan, som i sin tur skulle ansvara för att referensen ska kontakta myndigheten innan ett angivet datum. Den upphandlande myndigheten hade i detta fall sökt en referens en gång per telefon och två gånger per e-post utan svar. Därefter hade kontakt tagits med anbudsgivaren den sista dagen för att lämna referenser. Eftersom ingen referens lämnades innan tidsfristen löpte ut fann förvaltningsrätten att myndigheten hade rätt att förkasta anbudet.

    Komplettering av referenser
    Möjligheten att i efterhand komplettera med referenser måste avgöras utifrån upphandlingsdokumentens utformning. Har den upphandlande myndigheten ställt krav på att vissa uppgifter ska anges i anbudet får myndigheten inte avvika från kravet. Saknas dessa uppgifter ska anbudet förkastas. Detta gäller även om det inte råder några tvivel om att kravet, som ska visas med den saknade referensen, är uppfyllt. Detta eftersom samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda, oavsett kravens karaktär. En avvikelse från ett obligatoriskt krav skulle kunna strida mot de grundläggande upphandlingsprinciperna, främst likabehandlingsprincipen.

    Den möjlighet som återstår är att undersöka om det är möjligt att begära en komplettering av anbudet. En komplettering får inte medföra att anbudet ändras i sak och får bara ske när det inte finns en risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

    Initiativet till komplettering kan komma antingen från leverantören eller från den upphandlande myndigheten. Myndigheten är dock inte skyldig att tillåta en komplettering som begärs av en leverantör.

    Läs mer
    Läs även inlägget Kan man ställa krav på referensers tillgänglighet? i vår Frågeportal.

    Källhänvisningar
    • 4 kap. 9 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – komplettering av anbud
    • Förvaltningsrätten i Stockholms dom i mål nr 25732–14 – det föreligger ingen skyldighet för den upphandlande enheten att söka kontaktpersonerna i referenserna på något annat sätt än som anges i förfrågningsunderlaget
    • Förvaltningsrätten i Stockholms dom i mål nr 10386–18 – exempel på prövning där referensen inte svarade
    • Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2016 ref. 37 – en komplettering av anbudet får göras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning
    • prop. 2015/16:195 s. 977–978 – en komplettering av anbudet får inte medföra att anbudet ändras i sak.
    Med vänliga hälsningar,
    Erika Upphandlingsjurist
  • Hej

    En del av ert svar på frågan lyder "Hur referenspersonerna ska kontaktas och under vilken tidsperiod de kommer att kontaktas, ska den upphandlande myndigheten ange i upphandlingsdokumenten.". Var kan man finna lagstöd/rättspraxis som styrker påståendet att "tidsperiod" ska anges i upphandlingsdokumenten?
    Mats
  • Hej Mats,

    Beroende på hur referenstagningen utformas behövs inte alltid en tidsperiod anges. Ska exempelvis ett formulär bifogas av anbudsgivaren i anbudet blir det givetvis inte aktuellt med någon tidsperiod där referenspersonen ska kontaktas, medan det blir aktuellt om den upphandlande organisationen tänkte kontakta referenspersonen genom exempelvis ett telefonsamtal.

    Hur referenstagningen ska gå till och vad som måste ingå i referensens svar för att uppfylla kravet eller tilldelas poäng måste framgå av upphandlingsdokumenten. Detta följer av den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet och Kammarrätten i Stockholm mål nr 6874-6879-17. För att öka chanserna till att svar inkommer om referenspersonen ska kontaktas är det lämpligt att ange när kontakt kommer att tas med referenspersonen.

    Med vänliga hälsningar,
    Erika Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.

Här kan du läsa om hur hur Upphandlingsmyndigheten behandlar personuppgifter i Frågeportalen.