Till senaste kommentaren
Detta inlägg är gammalt och kan innehålla inaktuell information.
Kommentaren du söker har flyttats till en ny diskussion, eller är borttagen.

Måste man informera om vilka leverantörer man träffat under förberedelsefasen?

Min fråga rör transparens kring förarbetet i kravspecifikation för offentlig upphandling.

Som upphandlande organisation träffar man ofta flera leverantörer i syfte att få input till upphandling och kravspecifikation. Vad finns det för regler och/eller policy kring transparens i vilka leverantörer man har träffat under denna process?

Kommentarer

  • Hej John!

    Allmänt om förberedande marknadsundersökningar

    Det finns en allmän bestämmelse om preliminära marknadsundersökningar i artikel 40 i LOU-direktivet (2014/24/EU). Regeringen har inte valt att införa någon särskild bestämmelse i LOU som hanterar marknadsundersökningar, men det finns en förhållandevis ingående beskrivning finns i prop. 2015/16:195 del 1 s. 439-442.

    Angående förberedelser, se även informationsmaterialet 6 myter om dialog i offentlig upphandling och avsnittet Dialog på Upphandlingsmyndighetens hemsida.

    Information och uteslutning

    När det gäller vilka regler som finns gäller för information om förberedelser finns bestämmelser om detta i 4 kap. 8 § nya LOU:

    " 8 § Om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna av en upphandling, ska de andra anbudssökandena eller anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats i det sammanhanget.

    En anbudssökande eller anbudsgivare som har deltagit i förberedelserna av upphandlingen får uteslutas från förfarandet endast om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. Innan anbudssökande eller anbudsgivare utesluts från förfarandet ska de få möjlighet att lägga fram utredning om att deras deltagande i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen." (se även prop. 2015/16:195 del 2 s. 975-976)

    En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom andra mindre ingripande åtgärder än uteslutning av leverantören inte kan avhjälpa en snedvridning av konkurrensen på grund av ett sådant tidigare deltagande från leverantörens sida som avses i 4 kap. 8 § (se 13 kap. 3 § punkt 7 LOU, se även prop. 2015/16:195 del 2 s. 1087).

    4 kap. 8 § LOU anger inte uttryckligen att den upphandlande myndigheten ska ge information om vilka leverantörer man varit i kontakt med, utan tar fasta på "upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats". Tanken är att samtliga anbudssökande eller anbudsgivare ska få del av samma upplysningar som de leverantörer som deltagit i förberedelserna (se prop. 2015/16:195 del 2 s. 976). Vilka uppgifter en upphandlande myndighet kan eller får lämna ut kan i övrigt bero på regler om offentlighet och sekretess i OSL (2009:400). Om den upphandlande myndigheten avser att lämna ut vissa uppgifter, eller har mottagit en begäran om att lämna ut uppgifter om förberedelserna inför en upphandling, får en bedömning göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.

    Med vänliga hälsningar

    Anton
  • Om upphandlaren har skickat ut en RFI som innehåller viss information om upphandlingens tänkta innehåll -måste det då redovisas i upphandlingen? Om svaret är ja, räcker det med en enkel hänvisning till RFI:n i aktuell upphandling?
    JKEA
  • Hej,

    En upphandlande myndighet både kan och får undersöka marknaden för att förbereda en upphandling. En sådan förberedande marknadsundersökning är en så kallad Request for Information (RFI).

    Svaret på din fråga beror på om ni vill publicera er RFI i TED, EU:s gemensamma annonsdatabas för upphandlingar, eller inte. Det finns ingen skyldighet till detta. En annonsering i TED kan däremot vara en fördel utifrån principerna om öppenhet och likabehandling.

    Annonsera i TED
    En annons som ska skickas till TED ska utformas enligt standardformulären i EU-kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1986.

    En RFI kan publiceras i TED genom ett förhandsmeddelande (förhandsannons) endast avsedd för förhandsinformation, se standardformulär I i genomförandeförordningen. I förhandsmeddelandet informerar den upphandlande myndigheten att den begär information från leverantörer (Request for Information).

    Om ett förhandsmeddelande (förhandsannons) har publicerats i TED ska den upphandlande myndigheten vid annonseringen av upphandlingen i TED hänvisa till förhandsmeddelandets meddelandenummer i Europeiska unionens officiella tidning (EUT), (se standardformulär II, administrativ information, punkt IV.2.1 Tidigare offentliggörande angående detta förfarande). Det finns alltså en skyldighet att hänvisa till ett förhandsmeddelande som tidigare publicerats i TED.

    Annonsera i övriga fall
    Av förarbetena framgår att det inte finns några uttryckliga bestämmelser för förberedande marknadsundersökningar (prop. 2015/16:195 s. 439). Såvitt jag kan se finns ingen uttrycklig skyldighet att hänvisa till en tidigare RFI eller redovisa dess innehåll vid en annonsering av upphandling. Det skadar dock inte att hänvisa till eller bifoga RFI:n som bilaga i upphandlingsdokumenten. En sådan hänvisning, eller bifogad RFI, visar kanske snarare på en öppenhet från den upphandlande myndighetens sida.

    Relevant information ska framgå av upphandlingsdokumenten
    Den upphandlande myndigheten ska i upphandlingsdokumenten bland annat fastställa föremålet för upphandlingen genom att beskriva myndighetens behov och vad som krävs i fråga om egenskaper hos de varor, tjänster eller byggentreprenader som ska anskaffas (6 kap. 7 § LOU).

    Vad som myndigheten tidigare föreställde sig vara det tänkta innehållet torde i de flesta fallen sakna betydelse om det av upphandlingsdokumenten framgår vad upphandlingen har för innehåll.

    Innehåller en RFI information av relevans för upphandlingen kan det vara lämpligt att ha med denna information i upphandlingsdokumenten. Om relevant information som framkommit i samband med RFI:n utelämnas i upphandlingsdokumenten kan det eventuellt anses strida mot de grundläggande principerna om likabehandling och öppenhet.

    I sammanhanget kan det nämnas vad som gäller om den upphandlande myndigheten lämnat upplysningar till en leverantör i förberedelserna av en upphandling. Om så sker ska de andra leverantörerna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats i det sammanhanget (enligt 4 kap. 8 § LOU).

    Det är upp till den upphandlande myndigheten att avgöra vilken information som anses ha sådan relevans att den ska lämnas i upphandlingsdokumenten.

    Med vänlig hälsning,
    Gustav Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.