Hur beräknas värdet av ett ramavtal vid en direktupphandling?
Publicerad 24 juli 2018
Hej!
Vi ska genomföra en direktupphandling av ett ramavtal där värdet är lite flytande, det beror helt på vilken volym vi kommer använda. Vi borde klara att skriva avtal på 3 år utan att gå över direktupphandlingsgränsen men eftersom vi inte är helt säkra tänkte jag bara skriva ett avtal på 2 år. Risken är ju annars att vi gjort fel när vi ser tillbaka. Hur ska vi beräkna värdet för att det ska bli rätt?
Skulle vi kunna helgardera oss genom att skriva ett avtal på 2+1 år som kan förlängas om (1) vi vill, eller (2) om värdet inte beräknas gå över direktupphandlingsgränsen tkr när det sista året läggs till på avtalsperioden?
Mvh
Vi ska genomföra en direktupphandling av ett ramavtal där värdet är lite flytande, det beror helt på vilken volym vi kommer använda. Vi borde klara att skriva avtal på 3 år utan att gå över direktupphandlingsgränsen men eftersom vi inte är helt säkra tänkte jag bara skriva ett avtal på 2 år. Risken är ju annars att vi gjort fel när vi ser tillbaka. Hur ska vi beräkna värdet för att det ska bli rätt?
Skulle vi kunna helgardera oss genom att skriva ett avtal på 2+1 år som kan förlängas om (1) vi vill, eller (2) om värdet inte beräknas gå över direktupphandlingsgränsen tkr när det sista året läggs till på avtalsperioden?
Mvh
Anders
Publicerad 24 juli 2018
Hej Anders,
Värdet av ett ramavtal ska uppskattas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras inom ramen för ramavtalet under löptiden. Uppskattningen av en upphandlings värde ska enligt 5 kap. 5 § LOU avse värdet vid den tidpunkt då anbudsinfordran skickas ut eller, om en sådan inte krävs, vid den tidpunkt då den upphandlande myndigheten påbörjar upphandlingsförfarandet. Denna beräkningsregel gäller oavsett om upphandlingen omfattas av de direktivstyrda reglerna eller inte.
Generellt kan det finnas skäl att iaktta särskild försiktighet vid upphandling för att ingå ramavtal. Om en upphandlande myndighet har svårt att bedöma hur stora volymer som kommer att avropas kan det i vissa fall vara lämpligare att upphandla i enlighet med reglerna för förfaranden över direktupphandlingsgränsen eller tröskelvärdena. Kom även ihåg att ni måste ange an takvolym vid upphandling av ramavtal.
Samtidigt kan det noteras att beräkningen av ett ramavtals kontraktsvärde är en uppskattning som ibland kan visa sig vara felaktig. Konkurrensverket har i ett tidigare beslut (dnr 690/2013) framfört att ”[f]örutsatt att den upphandlande myndigheten, när den uppskattat kontraktsvärdet och därefter valt förfarande, har agerat omsorgsfullt och gjort en restriktiv bedömning, är överskridandet inte nödvändigtvis ett brott mot bestämmelserna i LOU”.
I det aktuella fallet fann Konkurrensverket dock att risken att tröskelvärdena skulle överskridas fick anses vara känd redan vid tidpunkten för annonseringen och i vart fall vid en senare tidpunkt under ramavtalets löptid. En liknande bedömning kan möjligen göras när den upphandlande myndigheten bedömer om direktupphandlingsgränsen kommer att överskridas.
Angående förlängningsoptionen
I praktiken kan risken att utge ersättning till en leverantör som överstiger direktupphandlingsgränsen vara förhållandevis låg om den upphandlande myndigheten inte avser att använda ett avtal när det föreligger en sådan risk. Den upphandlande myndigheten bör dock vara medveten om att beräkningen av upphandlingens värde ska utgå ifrån villkoren i avtalet och inte ifrån hur den avser att tillämpa avtalet. Kammarrätten i Jönköping har i mål nr 2511–08 funnit att det saknar betydelse om en förlängningsklausul endast är avsedd att användas i undantagsfall, utan den ska alltid räknas in i beräkningen av värdet som om den utnyttjats.
En jämförelse kan även göras med Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 3056–11 som rörde en direktupphandling av ett avtal vars värde under de första tolv månaderna understeg direktupphandlingsgränsen, men som även innehöll en automatisk förlängningsklausul som medförde att värdet skulle överstiga direktupphandlingsgränsen om klausulen utnyttjades. Kammarrätten ansåg att det förhållande att myndigheten sagt upp avtalet skriftligen på så sätt att avtalet i praktiken endast skulle komma att gälla under tolv månader, inte kunde tillmätas någon betydelse eftersom det vid tiden för kontraktstecknandet förelåg en skyldighet att annonsera upphandlingen.
En bedömning får göras om det finns anledning att komma till en annan slutsats utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.
Läs mer
Läs mer om takvolym och beräkningen av värdet av en upphandling i inlägget Kan man ha en takvolym som överstiger tröskelvärdet om man använder ett förfarande under värdet i vår Frågeportal.
Källhänvisningar
19 kap. och 19 a kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - beräkningen av värdet av en upphandling ska göras enligt 5 kap. LOU.
Med vänlig hälsning,
Värdet av ett ramavtal ska uppskattas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras inom ramen för ramavtalet under löptiden. Uppskattningen av en upphandlings värde ska enligt 5 kap. 5 § LOU avse värdet vid den tidpunkt då anbudsinfordran skickas ut eller, om en sådan inte krävs, vid den tidpunkt då den upphandlande myndigheten påbörjar upphandlingsförfarandet. Denna beräkningsregel gäller oavsett om upphandlingen omfattas av de direktivstyrda reglerna eller inte.
Generellt kan det finnas skäl att iaktta särskild försiktighet vid upphandling för att ingå ramavtal. Om en upphandlande myndighet har svårt att bedöma hur stora volymer som kommer att avropas kan det i vissa fall vara lämpligare att upphandla i enlighet med reglerna för förfaranden över direktupphandlingsgränsen eller tröskelvärdena. Kom även ihåg att ni måste ange an takvolym vid upphandling av ramavtal.
Samtidigt kan det noteras att beräkningen av ett ramavtals kontraktsvärde är en uppskattning som ibland kan visa sig vara felaktig. Konkurrensverket har i ett tidigare beslut (dnr 690/2013) framfört att ”[f]örutsatt att den upphandlande myndigheten, när den uppskattat kontraktsvärdet och därefter valt förfarande, har agerat omsorgsfullt och gjort en restriktiv bedömning, är överskridandet inte nödvändigtvis ett brott mot bestämmelserna i LOU”.
I det aktuella fallet fann Konkurrensverket dock att risken att tröskelvärdena skulle överskridas fick anses vara känd redan vid tidpunkten för annonseringen och i vart fall vid en senare tidpunkt under ramavtalets löptid. En liknande bedömning kan möjligen göras när den upphandlande myndigheten bedömer om direktupphandlingsgränsen kommer att överskridas.
Angående förlängningsoptionen
I praktiken kan risken att utge ersättning till en leverantör som överstiger direktupphandlingsgränsen vara förhållandevis låg om den upphandlande myndigheten inte avser att använda ett avtal när det föreligger en sådan risk. Den upphandlande myndigheten bör dock vara medveten om att beräkningen av upphandlingens värde ska utgå ifrån villkoren i avtalet och inte ifrån hur den avser att tillämpa avtalet. Kammarrätten i Jönköping har i mål nr 2511–08 funnit att det saknar betydelse om en förlängningsklausul endast är avsedd att användas i undantagsfall, utan den ska alltid räknas in i beräkningen av värdet som om den utnyttjats.
En jämförelse kan även göras med Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 3056–11 som rörde en direktupphandling av ett avtal vars värde under de första tolv månaderna understeg direktupphandlingsgränsen, men som även innehöll en automatisk förlängningsklausul som medförde att värdet skulle överstiga direktupphandlingsgränsen om klausulen utnyttjades. Kammarrätten ansåg att det förhållande att myndigheten sagt upp avtalet skriftligen på så sätt att avtalet i praktiken endast skulle komma att gälla under tolv månader, inte kunde tillmätas någon betydelse eftersom det vid tiden för kontraktstecknandet förelåg en skyldighet att annonsera upphandlingen.
En bedömning får göras om det finns anledning att komma till en annan slutsats utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.
Läs mer
Läs mer om takvolym och beräkningen av värdet av en upphandling i inlägget Kan man ha en takvolym som överstiger tröskelvärdet om man använder ett förfarande under värdet i vår Frågeportal.
Källhänvisningar
19 kap. och 19 a kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - beräkningen av värdet av en upphandling ska göras enligt 5 kap. LOU.
Med vänlig hälsning,
Gustav
24 juli 2018 (Uppdaterat 01 februari 2022)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.