Hur länge måste handlingar i samband med en upphandling sparas?

Hej,
Jag undrar om det finns regler för vilka handlingar i en offentlig upphandling som ska sparas och i så fall hur länge dessa handlingar ska sparas?

Hej Matilda,

Vilka handlingar som ska sparas och hur länge dessa handlingar ska sparas beror till stor del på om den upphandlande myndigheten omfattas av arkivlagen eller inte.

När den upphandlande myndigheten omfattas av arkivlagen
Om den upphandlande myndigheten omfattas av arkivlagens bestämmelser ska myndigheten följa de generella bestämmelserna som gäller enligt arkivlagen avseende allmänna handlingar, samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling. För mer information om vad detta innebär hänvisar vi till Riksarkivets vägledning Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling som finns publicerad på deras webbplats.

När den upphandlande myndigheten inte omfattas av arkivlagen
Beroende på vilken lag som har tillämpats gäller olika regler avseende vilka handlingar som ska bevaras. Nedan utgår vi från vad som gäller vid upphandling som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Notera dock att även de andra upphandlingslagarna har liknande bestämmelser som avser bevarande av handlingar.

Omfattas inte den upphandlande myndigheten av arkivlagens bestämmelser ska myndigheten, efter det att upphandlingen har avslutats, på ett betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar. Detsamma gäller anbudsförteckningar, sammanställningar, den dokumentation som ska upprättas för upphandlingar över 100 000 kronor, individuella rapporter om sådana ska upprättas samt liknande handlingar. Dessa handlingar ska bevaras i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.

Utöver detta ska myndigheten bevara det kontrakt eller det ramavtal som har ingåtts enligt LOU. Kontraktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid.

Källhänvisningar

• arkivlagen (1990:782) – generella arkivregler som gäller för upphandlande myndigheter som omfattas av den lagen
• 12 kap. 17 § första stycket, 19 kap. 23 § första stycket samt 19 a kap. 12 § första stycket, lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – arkivlagens bestämmelser gäller för upphandlande myndigheter som omfattas av den lagen
• Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling (RA-FS 2018–3 och RA-FS 2020:2 (omtryck)) – specifika föreskrifter för bevarande av handlingar som inkommit eller upprättats i samband med upphandling enligt någon av upphandlingslagarna
• 12 kap. 17 § andra och tredje stycket, 19 kap. 23 § andra och tredje stycket samt 19 a kap. 12 § andra och tredje stycket LOU – bestämmelse om bevarande av handlingar som gäller för upphandlande myndigheter som inte omfattas av arkivlagen.

Vänliga hälsningar,