Kan handlingar eller bevis begäras in i efterhand i en upphandling?

Kan upphandlande myndighet skriva i upphandlingsdokumentet i en öppen upphandling t.ex. att "CV kan komma att begäras in av upphandlande myndighet"? Upphandlande myndighet kräver in namn på vissa roller i anbudet men begär under utvärderingen endast in CV för de anbudsgivare som avses tilldelas kontrakt. Eller måste anbudsgivare antingen välja ESPD (och upphandlande myndighet sedermera begär in bevisen) eller att allt ska lämnas in direkt i anbudet? I förenklad upphandling kan begränsad kontroll användas men vad gäller för direktivstyrda upphandlingar, t.ex. öppen upphandling?

Hej!

I Sverige har reglerna för ESPD-systemet tolkas på så sätt att en leverantör har en rättighet att välja mellan att:

1. lämna en egenförsäkran, eller
2. lämna in alla för leverantörsprövningen* nödvändiga bevis direkt med sitt anbud eller sin anbudsansökan.

Om leverantören väljer alternativ 1:
Om en leverantör väljer att ge in en egenförsäkran är den det enda beviset som leverantören måste ge in för att tas sig igenom den preliminära leverantörsprövningen. Observera att mer handlingar och beskrivningar givetvis kan behöva ges in med anbudet för att uppfylla krav kopplade till själva varan eller tjänsten.

Under förutsättning att de CV:n du pratar om är kopplade till kvalificeringskrav finner du svaret på din fråga i ESPD-formuläret Del IV C. Som du ser där finns det visst utrymme för att beskriva de ”åtgärder” som en leverantör tagit för att uppfylla ett krav. Här bör det vara lämpligt för anbudsgivaren under relevant punkt uppger ”namn på vissa roller”, enligt ert krav.

Om en leverantör som gett in en egenförsäkran ska tilldelas avtalet enligt utvärderingen måste ni begära in slutliga bevis så att leverantören kan styrka det som den tidigare endast intygat i sin egenförsäkran. Det är i detta steg som ni måste begära in relevanta CV:n.

Om leverantören väljer alternativ 2:
Om leverantören väljer att inte ge in en egenförsäkran måste den ge in både uppgifter om ”namn på vissa roller” och relevanta CV:n direkt med sitt anbud.

"Alternativ 3"
Om era upphandlingsdokument tillåter det kan en leverantör som valt att ge in en egenförsäkran frivilligt även ge in relevanta uppgifter och CV:n direkt med sitt anbud. Observera att detta inte är ett alternativ som ni som upphandlande myndighet kan tvinga leverantörer att följa.

*Kontroll av att en anbudsgivare eller anbudssökande inte ska uteslutas, att de uppfyller kvalificeringskraven och eventuella begränsningskriterier.

Uppdaterad: den 6 december 2019

Jag tolkar detta svar som att krav likt ”CV kan komma att begäras in av upphandlande myndighet” inte är förenlig med LOU i och med att leverantörerna har rättighet att välja något av

1. ESPD
2. Ge in alla bevis för prövningen redan i anbudet
Vart hittas stöd för det? Är det i så fall inte förenligt att ha krav som ovan där bevis bara ”kan” komma att kontrolleras?

Hej Fredrik,

Det stämmer att det bara finns två sätt för leverantören att vid upphandlingar som omfattas av ESPD-systemet visa att denna uppfyller kvalificeringskraven, eventuella begränsningskriterier samt inte ska uteslutas. Vi har skrivit mer om detta i inlägget Finns det bara två sätt att visa att leverantören uppfyller kraven för leverantörsprövningen? i vår Frågeportal.

Om kravet på CV är ett beviskrav för att visa att ett kvalificeringskrav är uppfyllt innebär det att kravet måste kontrolleras innan tilldelning av kontraktet. Detta följer av 4 kap. 10 § punkten 3 lagen om offentlig upphandling (LOU). Om bevisen, i ditt exempel i form av CV, istället är ägnade att visa att ett obligatoriskt krav på tjänsten eller ett särskilt kontraktsvillkor är uppfyllt finns som utgångspunkt inga hinder mot att skriva på det sätt som du anger i ditt exempel.

Med vänliga hälsningar,

Hej!
Upplever att Erika och Robin svarar motstridigt.
Robin anger att "enligt alternativ 2" så ska samtliga bevis inlämnas i anbudet.
Erika anger "inga hinder mot att skriva på det sätt som du anger i ditt exempel", dvs förslaget att begära CV, intyg efter anbudsgivning (dock före tilldelning) är OK.

Kan vi få tydligt svar, dvs kan vi som upphandlande myndighet exempelvis (öppet förfarande) begära enbart namn på person, för att vid läge för affär/tilldelning begära in nödvändiga handlingar såsom CV, intyg, etc för att säkerställa att anbudsgivare är OK/kvalificerad för tilldelning..

Hej Simon,

Vi förstår att det kan uppfattas som otydligt när ett bevis, i form av exempelvis CV och referenser, ska begäras in. En orsak till varför det kan uppfattas som otydligt är för att det är olika regler som gäller för de olika typerna av krav. Det är därför viktigt att skilja på om de aktuella bevisen ska användas för att styrka ett kvalificeringskrav eller ett obligatoriskt krav på tjänsten.

CV eller referens för att styrka ett kvalificeringskrav
När den upphandlande organisationen ställer kvalificeringskrav, det vill säga krav på leverantörens allmänna förmåga att fullgöra uppdraget, avseende företagets eller personer i ledande ställnings erfarenhet och yrkeskompetens så ska organisationen även besluta om och i så fall hur kravet ska styrkas utifrån bestämmelserna i 14 och 15 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU), exempelvis kan detta bevisas med CV eller referensuppdrag. Om upphandlingen omfattas av ESPD-systemet (exempelvis ett öppet förfarande) så finns det endast två olika förfarandesätt avseende när bevisen ska vara den upphandlande organisationen tillhanda. Det är dessa som Robin benämner som ”alternativ 1” och ”alternativ 2” ovan och som vi beskrivit ytterligare i inlägget Finns det bara två sätt att visa att leverantören uppfyller kraven för leverantörsprövningen? i vår Frågeportal.

För att kunna begära in ett bevis som styrker uppfyllelsen av kvalificeringskraven, så som exempelvis ett CV, efter sista anbudsdag men innan tilldelning, krävs alltså att leverantören skickar in en ESPD tillsammans med sitt anbud. Om leverantören inte skickar in en ESPD ska alla relevanta bevis för leverantörsprövningen, det vill säga exempelvis CV om det används som bevis för att styrka att ett kvalificeringskrav är uppfyllt, lämnas in med anbudet.

Läs mer om kvalificeringskrav och kvalificering av leverantörer på vår webbplats.

CV eller referens för att styrka ett obligatoriskt krav på tjänsten
Det är även möjligt att ställa obligatoriska krav på tjänsten i form av att den person som faktiskt utför uppdraget ska ha en viss erfarenhet. Det finns inga regler för hur och när obligatoriska krav på tjänsten ska bevisas. Det kan alltså räcka med att anbudsgivaren intygar att kravet är uppfyllt genom att kryssa i en ruta. Den upphandlande organisationen kan också välja att det obligatoriska ska styrkas med exempelvis CV eller referensuppdrag antingen tillsammans med anbudet eller på den upphandlande organisationens begäran. Hur kravet ska styrkas måste framgå av upphandlingsdokumenten.

ESPD-systemet gäller inte för obligatoriska krav på tjänsten utan används bara för leverantörsprövningen. I leverantörsprövningen ingår kontroll av uteslutningsgrunder, kvalificeringskrav och eventuella begränsningskriterier.

Läs mer om krav på föremålet för upphandlingen på vår webbplats. Läs även mer om vilken skyldighet den upphandlande organisationen har att kontrollera uppfyllelsen av ett obligatoriskt krav i inlägget Går det att ta ett nytt tilldelningsbeslut om det visar sig att leverantören inte uppfyller kraven? i vår Frågeportal.

Med vänliga hälsningar,