Till senaste kommentaren
Kommentaren du söker har flyttats till en ny diskussion, eller är borttagen.

Krav på tredjepartscertifiering kvalitet (ISO 9001)

Hej,

får en offentlig upphandling innehålla krav på att leverantören ska bifoga ett godkänt intyg om tredjepartcertifiering av kvalitet till exempel ISO 9001, ISO/TS16949 eller på marknaden liknande system?

Mvh

Alexander

Kommentarer

  • Hej,

    Tack för din fråga!

    Ja, en offentlig upphandling får innehålla krav på att intyg ska finnas som visar att leverantören är certifierad enligt en kvalitetssäkringsstandard. Det vill säga att leverantören har ett kvalitetsledningssystem och är certifierad enligt detta. Det är då relevanta europeiska standarder som den upphandlande myndigheten eller enheten får hänvisa till (det vill säga kräva), exempelvis ISO 9001.

    Det intyg som krävs in i upphandlingen måste då visa att leverantören är certifierad enligt standarden. Att leverantören följer den aktuella standarden ska vara säkerställt genom att leverantören är certifierad av ett ackrediterat organ. Den organisation som äger det standardiserade systemet eller en organisation som har utsetts genom lag har rätt att ackreditera andra organisationer (organ). Dessa ackrediterade organ har då rätt att utfärda en certifiering (det vill säga en tredjepartscertifiering) som visar att leverantören följer standarden.

    Det är alltså relevanta europeiska standarder som man får hänvisa till och som leverantören kan bli certifierad för, av en ackrediterad organisation. ”På marknaden liknande system” (som du skriver) måste då förstås som att dessa också måste vara relevanta europeiska standarder och att det ska gå att bli certifierad av en ackrediterad organisation enligt den standard som då är aktuell och att leverantören då ska visa upp ett intyg på en sådan certifiering.

    Upphandlingsdirektiven nämner även ordet kvalitetssäkring vilket kan tyckas vara ett vidare begrepp än ett ledningssystem. Om det är så att ISO/TS 16949 är en teknisk specifikation inom standardiseringssystemet ISO och ISO/TS 16949 då är en teknisk specifikation som ligger under kvalitetsledningssystemet ISO 9001 så kan man argumentera för att det är sådan kvalitetssäkring som nämns ovan. Om endast ISO/TS 16949 ska användas som ett sådant intyg som efterfrågas så måste det emellertid också vara möjligt att då bli certifierad av ett ackrediterat organ enligt ISO/TS 16949.

    Den upphandlande myndigheten ska godta andra bevis om likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder om leverantören inte hade möjlighet att erhålla intygen inom gällande tidsfrister. Eventuella förseningar i att erhålla intygen får då inte bero på leverantören. Leverantören måste då också bevisa att de kvalitetssäkringsåtgärder som leverantören istället vill hänvisa till överensstämmer med de kvalitetsstandarder som krävs. Det är, tolkar vi det som, exempelvis i fall då leverantören har ansökt om eller genomgår en tredjepartscertifiering och kan förväntas godkännas för, men ännu inte har godkänts för, en certifiering, som det skulle kunna bli aktuellt.

    Om det i upphandlingen krävs intyg på en certifiering av ett ackrediterat organ enligt en kvalitetssäkringsstandard, exempelvis om ett intyg krävs på att leverantören är certifierad enligt ISO 9001, så är möjligheten alltså starkt begränsad för leverantören att lämna in andra intyg än de som den upphandlande myndigheten eller enheten har krävt.

    Din fråga rör visserligen kvalitetsledning, men det finns många likheter med miljöledning. Det kan därför vara intressant att läsa om hållbarhet och miljöledningssystem på vår webbplats.

    Uppdaterad: den 29 maj 2019

    Med vänlig hälsning Jens
    Jens Hållbarhetsspecialist
  • Hej
    Innebär detta att man kan ställa krav på att leverantören ska vara certifierad enligt en kvalitetssäkringsstandard till exempel ISO eller annat tredjepartscertifiering.

    Med klausulen att leverantören ska senast 3-6 månader efter att avtalet startat kunna uppvisa en tredjepartscertifiering?
    (Jag är osäker på hur lång tid det tar att få certifiering)

    När man anger eller "eget likvärdigt system" blir det väldigt godtyckligt över vad som godkänns och inte. En kommun kan tillåta en beskrivning och grannkommunen säger nej.

    Med vänlig hälsning
    Carl
    Carl
  • Hej!
    Din fråga innehåller några olika delar och svaret blir därför i flera delar.
     
    Krav på att leverantören ska vara certifierad
    Ja, svaret ovan innebär att en upphandlande enhet eller myndighet får ställa krav på att leverantören ska vara certifierad enligt standarden ISO 9001. Det är då ett kvalificeringskrav och det ska vara uppfyllt när leverantören kvalificeras i upphandlingen. Det vill säga, kravet måste vara uppfyllt vid inlämningen av anbudet. Enda undantaget är det som anges i svaret ovan.

    Villkor som ska uppfyllas senast tre till sex månader efter att avtalet startat
    Krav som ska uppfyllas från det datum när avtalet startar eller senare är per definition ett särskilt kontraktsvillkor, inte ett kvalificeringskrav. (För byggentreprenadkontrakt är det något annorlunda, se Bilaga 3 till lagen om offentlig upphandling (LOU), Definitioner av vissa tekniska specifikationer.) Undantaget som anges i svaret ovan kan alltså inte användas som allmänt villkor i ett kvalificeringskrav (exempelvis: kvalificeringskravet ska vara uppfyllt senast tre månader efter ingånget avtal) för då är det inte längre frågan om ett kvalificeringskrav. Det betyder att krav som ställs på leverantören och som ska uppfyllas under avtalstiden istället ska benämnas som särskilda kontraktsvillkor i upphandlingsdokumenten.

    I 17 kap. 1 § LOU anges att ”En upphandlande myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras.” (min kursivering). Kontraktsvillkor måste ha anknytning till det som anskaffas, och för att förstå vad begreppet anknytning betyder hänvisar bestämmelsen till 16 kap. 2 § andra stycket LOU. Där står ”… ska anses ha anknytning till den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska anskaffas om kriteriet i något avseende hänför sig till denna vara eller tjänst eller till byggnadsverket under något skede av livscykeln.” Bedömer den upphandlande myndigheten att leverantören behöver kvalitetsledning för att säkerställa att det som anskaffas kommer att få den kvalitet som krävs, så bör kvalitetsledning också gå att ställa som ett särskilt kontraktsvillkor.

    Här bör den upphandlande myndigheten fundera på när villkoret ska vara uppfyllt. Om tidpunkten för när kvalitetsledningen ska vara på plats ligger en tid in i avtalets löptid och leverantören börjar leverera varan eller tjänsten innan dess, och den upphandlande myndigheten godkänner leveranserna, så kan frågan uppstå om kvalitetsledningen verkligen är ett proportionerligt särskilt kontraktsvillkor. Men om de första leveranserna är sådana att de inte kräver hög säkerställd kvalitet, och leveranser som kräver hög säkerställd kvalitet är planerade att inträffa senare under kontraktstiden, efter att kvalitetsledningen är på plats, så bör villkoret på kvalitetsledningen fortfarande kunna betraktas som ett proportionerligt särskilt kontraktsvillkor.

    Angående "eget likvärdigt system"
    Som vi skriver i svaret ovan så gäller vissa villkor som den upphandlande myndigheten måste följa för att få ställa kvalificeringskrav på att leverantören ska ha ett certifierat kvalitetsledningssystem. Om det i upphandlingen krävs intyg på en certifiering av ett ackrediterat organ enligt en kvalitetssäkringsstandard, exempelvis om ett intyg krävs på att leverantören är certifierad enligt ISO 9001, så är möjligheten alltså starkt begränsad för att godkänna andra intyg. Ett ”eget likvärdigt system” kan helt enkelt inte accepteras om den upphandlande myndigheten har ställt krav på att leverantören ska vara certifierad enligt ISO 9001. Varför förklaras i svaret ovan.

    Det finns ett annat sätt att ställa krav på kvalitetsledning som inte är lika långtgående men som ändå i många fall i tillräcklig utsträckning kan säkerställa den kvalitet som en upphandlande myndighet behöver. Den upphandlande myndigheten kan i kvalificeringskrav eller kontraktsvillkor ange att leverantören ska vidta vissa kvalitetsledningsåtgärder. Det är då viktigt att den upphandlande myndigheten anger vilka dokumenterade rutiner eller moment som leverantören ska följa eller ha i sitt system. Den upphandlande myndigheten bör ange att leverantören ska ha ett systematiskt kvalitetsarbete och beskriva de rutiner eller moment som leverantörens kvalitetsledning minst måste innehålla för att kunna accepteras.

    Som bevis på att kvalificeringskravet eller kontraktsvillkoret uppfylls kan den upphandlande myndigheten acceptera certifikat på att leverantören har ett kvalitetsledningssystem (exempelvis ISO 9001) men den upphandlande myndigheten kan också acceptera andra beskrivningar och intyg. Naturligtvis så länge som de system som leverantören har också uppfyller den upphandlande myndighetens krav eller kontraktsvillkor. Det vill säga om systemet verkligen har de rutiner eller moment som kravet beskriver. Olika upphandlingar kan beskriva att olika rutiner och moment kan behövas och det kan variera från fall till fall. Det behöver inte betyda att formuleringarna är godtyckliga.

    Upphandlingsmyndigheten har exempel på hur kvalificeringskrav på kvalitetssäkring kan formuleras. Observera att förslaget vi länkar till gäller engångstextilier för sjukvård. Skrivningar måste alltid anpassas till det som ska upphandlas och den situation som gäller. Ska det ställas som ett särskilt kontraktsvillkor behöver den upphandlande myndigheten anpassa delar av texten.

    Sist men inte minst, om kvalitetsledningskrav ställs som ett särskilt kontraktsvillkor, bör den upphandlande myndigheten ta ställning till vad som ska hända om leverantören inte klarar att uppfylla kontraktsvillkoret. Om ett kvalitetsledningssystem är viktigt för uppdragets fullgörande bör den upphandlande myndigheten överväga om det ska finnas kontraktsvillkor som ger den upphandlande myndigheten möjligheten att avsluta avtalet i förtid om leverantören inte lever upp till villkoret.

    Oavsett om ett sådant särskilt villkor finns eller inte måste den upphandlande myndigheten följa upp att leverantören uppfyller avtalsvillkoren. Detta följer av den upphandlingsrättsliga principen om likabehandling.

    Uppdaterad: den 29 maj 2019

    Med vänlig hälsning
    Jens Hållbarhetsspecialist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.