Vad är en lämplig löptid på ett avtal som avser ett it-system?

Hej !

Antag att man skall upphandla ett IT system, men ingenting vet om leverantörernas licensmodeller. En leverantör säljer licenser som räcker i evighet, en annan tar betalt per år. Troligen blir det så, att den leverantör som säljer eviga licenser blir dyrare första året, men billigare på lång sikt. Det finns säkert en tidpunkt, när bägge leverantörer är lika dyra. Hur hanterar man en sådan fråga i en upphandling ? Ofta är man inte säker på hur länge man skall ha ett system. Fungerar det bra, vill man behålla det länge.

Kan avskrivningsregler ge någon vägledning ? Om dessa säger att system skall vara avskrivet på till exempel 4 år, så är det väl att betrakta som värdelöst då ?

Hej Håkan,

Normalt sett brukar inte en upphandlande myndighet utgå ifrån hur olika leverantörer utformar sina licensmodeller när den bestämmer avtalets löptid. Desto vanligare är det att myndigheten bestämmer avtalets löptid utifrån sitt behov. Det är viktigt att en upphandlande myndighet i förberedelserna av en upphandling vidtar tillräckliga utredningsåtgärder och göra en omsorgsfull bedömning av sitt behov samt en marknadsanalys. Detta är viktigt, inte minst för att myndigheten ska kunna bedöma om kraven och villkoren i upphandlingsdokumenten är förenliga med proportionalitetsprincipen. Marknadsanalysen kan visa att det finns en branschpraxis, exempelvis gällande licensmodeller. I många fall kan det vara lämpligt att ta hänsyn till branschpraxis vid utformningen av upphandlingsdokumenten för att göra en så god affär som möjligt.

Som utgångspunkt är det lämpligt att den upphandlande myndigheten specificerar i upphandlingsdokumenten hur länge en efterfrågad licens ska gälla. Ett sådant upplägg innebär förstås att särskild hänsyn behöver tas vid utformningen av upphandlingsdokumenten, inte minst i utvärderingsmodellen. Det bör i sammanhanget nämnas att upphandlingslagstiftningen begränsar myndighetens möjlighet att välja avtalets löptid.

Angående ramavtal finns det en uttrycklig bestämmelse medan det för kontrakt begränsas av proportionalitetsprincipen. Läs mer om detta i inlägget Hur långt får avtalets löptid vara för kontrakt respektive ramavtal? i vår Frågeportal.

Vi har svårt att se att några avskrivningsregler skulle ge lämplig vägledning för att fastställa myndighetens behov och sedermera avtalets löptid. Däremot kan det vara lämpligt att ta hänsyn till sådana regler om licensen (uppdraget) förutsätter betydande investeringar av leverantören som inte betalar sig under en kortare avtalstid.

Läs mer
Läs mer om att göra marknadsanalys och ha tidig dialog på vår webbplats.

Med vänlig hälsning,