Till senaste kommentaren

Är myndigheten skyldig att redovisa ett utvärderingsprotokoll vid tilldelningen?

Hej,

Jag har noterat att flera myndigheter endast redovisar utfallet av utvärderingen vid tilldelning (dvs vilken anbudsgivare som hade det mest ekonomiska anbudet), vilket gör det omöjligt som anbudsgivare att se hur vi uppfyllde de olika utvärderingskriterier. Inte heller har vi ngn möjlighet att jämföra vårt resultat med våra konkurrenter.

Vilka skyldighet har upphandlande myndighet enligt LOU att redovisa utfallet av varje utvärderingskriterie, dvs ett fyllständigt utvärderingsprotokoll?

Med Vänlig Hälsning
Anders

Kommentarer

  • Hej Anders,

    Ett tilldelningsbeslut måste inte innehålla ett fullständigt utvärderingsprotokoll.

    Däremot ska en upphandlande myndighet, på begäran av en leverantör, lämna information om skälen varför leverantörens ansökan har avslagits eller varför leverantörens anbud har förkastats. Myndigheten ska även på leverantörs begäran, lämna upplysningar om utformningen av anbudet och de relevanta fördelarna med det vinnande anbudet. I de fall då det har skett förhandlingar eller dialog med leverantörerna, ska även denna information ges ut på begäran av en leverantör.

    Det finns inga regler i lagen om offentlig upphandling (LOU) som innebär att det specifikt ska finnas ett utvärderingsprotokoll. Däremot finns det regler om att den upphandlande myndigheten ska dokumentera genomförandet av en upphandling som ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Detta kallas för dokumentationsplikten. Utöver detta finns särskilda krav på upprättandet av individuella rapporter och vad de ska innehålla.

    Läs mer om vad ett tilldelningsbeslut ska innehålla i inlägget Vad ska ett tilldelningsbeslut innehålla? i vår Frågeportal.

    Upphandlande myndigheters dokumentationsplikt 
    Dokumentationsplikten enligt LOU innebär att den upphandlande myndigheten ska dokumentera genomförandet av en upphandling och den här dokumentationen ska vara tillräckligt utförlig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Det är dock oklart exakt hur utförlig den här dokumentationen ska vara för att anses vara uppfylld.

    Skillnaden mellan dokumentationsplikten och individuella rapporten
    Det finns särskilda regler om vad som ska framgå av den individuella rapporten som varje upphandlande myndighet ska upprätta för varje kontrakt som tilldelas, men det som inte ska framgå i den individuella rapporten kan omfattas av dokumentationsplikten. I dokumentationsplikten ingår exempelvis att det måste finnas en motivering till samtliga beslut som förkastas, medan det i den individuella rapporten räcker med dokumentation om de anbud som förkastas för att de bedömts vara onormalt låga.

    Dokumentationen både från den individuella rapporten och det som upprättas i enlighet med dokumentationsplikten ska sedan bevaras i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.

    Allmänna handlingar får begäras ut av leverantören
    Både dokumentationen, den individuella rapporten om en sådan finns, samt konkurrenternas anbud utgör som utgångspunkt allmänna handlingar och kan begäras ut från den upphandlande organisationen.

    Mer information om offentlighet och sekretess hittar du både på vår webbplats och i vår Frågeportal.

    Källhänvisningar
    • 12 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – upplysningar som lämnas på begäran av en leverantör
    • 12 kap. 14 § lag LOU – upphandlande myndigheter ska dokumentera genomförandet av en upphandling och dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden
    • 12 kap. 15 § LOU – upphandlande myndigheter ska upprätta individuella rapporter vid varje tilldelning av kontrakt
    • 12 kap. 16 § LOU – vad den individuella rapporten ska innehålla
    • 12 kap. 17 § LOU – hänvisningar till arkivlagen avseende hur länge dokumentationen av upphandlingen ska bevaras
    • prop. 2015/16:195 sid. 1077 – vad som ingår i dokumentationsplikten och hur den förhåller sig till den individuella rapporten.
    Med vänlig hälsning,
    Klara Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.

Här kan du läsa om hur hur Upphandlingsmyndigheten behandlar personuppgifter i Frågeportalen.