Till senaste kommentaren

När får man förhandla vid förenklat förfarande?

Hej,

Vi har efter att tilldelningsbeslutet skickats ut upptäckt att vi inte har budget för att teckna avtal med den vinnande leverantören i 4 år. Vi skulle därför behöva förhandla om priset eller avtalslängden så att priset på så sätt sänks. Är detta möjligt efter att tilldelningsbeslut har skickats ut? (Vi har inte tecknat avtal ännu.)

Mvh,

Kommentarer

  • Hej Lisa,

    Inledningsvis kan nämnas att det alltid är möjligt att förhandla med en eller flera anbudsgivare när man genomför en upphandling enligt ett förenklat förfarande.

    Finns det bestämmelser som reglerar när och hur man får förhandla?

    Vid förenklat förfarande finns det inte några särskilda bestämmelser som närmare reglerar när eller hur den upphandlande myndigheten ska gå till väga när den förhandlar. Detta innebär inte nödvändigtvis att det är fritt fram att förhandla när som helst eller om vad som helst. En förhandling ska alltid vara förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna. Förhandlingar får inte heller sträcka sig så långt att de ändrar de grundläggande förutsättningarna för upphandlingen.

    Samtidigt finns det ingenting som hindrar den upphandlande myndigheten från att förhandla om priset med anbudsgivaren. Förhandlingar kan alltså avse alla avtalsvillkor inklusive pris och mindre ändringar och anpassningar av upphandlingsdokumenten.

    Får förhandlingar äga rum efter tilldelningsbeslutet?
    Vid upphandlingsförfaranden över tröskelvärdet där förhandling får förekomma ska den upphandlande myndigheten förhandla med anbudsgivarna om förbättringar i deras anbud, förutsatt att förhandlingarna inte avser minimikraven eller tilldelningskriterierna.

    Om ändringar sker i upphandlingsdokumenten under förhandlingarna måste den upphandlande myndigheten skriftligen informera alla kvarvarande anbudsgivare om detta och ge dem skälig tid att ändra sina anbud. Även när den upphandlande myndigheten har för avsikt att avsluta förhandlingarna ska myndigheten informera de anbudsgivare som fortfarande deltar i förhandlingarna om detta och ange gemensam tidsfrist för dem att lämna slutgiltiga anbud som inte får vara föremål för förhandling.

    Detta betyder att förhandlingar (i upphandlingsrättslig mening) inte får äga rum efter tilldelningsbeslutet vid en upphandling över tröskelvärdet även om det inte uttryckligen står i bestämmelserna om förhandlingar i lagen om offentlig upphandling (LOU).

    Med tanke på vad som gäller vid förhandling över tröskelvärdet kan det vara så att motsvarande gäller vid annonserade upphandlingar under tröskelvärdena. Så vitt vi känner till har frågan om det är möjligt att förhandla efter tilldelningsbeslut aldrig blivit prövat och rättsläget får därför betraktas som oklart. Vid osäkerhet om en åtgärd är tillåtet i en upphandling är det alltid säkrast att göra en restriktiv bedömning och därmed inte vidta åtgärden. Det är ytterst upp till den upphandlande myndigheten att avgöra hur den agerar i en upphandling.

    Ändringar av kontrakt och ramavtal – ett möjligt alternativ
    Det finns som utgångspunkt ingen upphandlingsrättslig skyldighet för den upphandlande myndigheten att genomföra ett inköp om behovet ändrats eller om det inte finns budget för inköpet.

    Ett alternativ är därför att se över möjligheten att förhandla med den vinnande leverantören efter det att avtalet har undertecknats. Ett kontrakt och ramavtal får exempelvis ändras om ändringen är av mindre värde, vilket för varor och tjänster innebär att värdet av ändringen inte får överstiga 10 procent av kontraktets eller ramavtalets värde och inte heller överstiga tröskelvärdet.

    En förutsättning för att genomföra en ändring är dock att båda parter är överens om att ändringen ska ske.

    Läs mer
    Läs mer på vår webbplats om vilka möjligheter som finns att genomföra ändringar av avtal.

    Källhänvisning
    • 19 kap. 5 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta och där den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare
    • Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 3362–15 – förhandlingar får inte sträcka sig så långt att de ändrar de grundläggande förutsättningarna för upphandlingen
    • Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 926–09 – förhandlingar kan avse alla avtalsvillkor inklusive pris och mindre ändringar och anpassningar av upphandlingsdokumenten
    • 6 kap. 8–9 och 11 §§ LOU – vad förhandlingar får avse vid upphandling över tröskelvärdena
    • 17 kap. 9 § LOU – ändringar av mindre värde.
    Med vänlig hälsning,
    Klara

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.

Här kan du läsa om hur hur Upphandlingsmyndigheten behandlar personuppgifter i Frågeportalen.