Start

Går det att omförhandla ett befintligt avtal innan förlängning enligt förlängningsoption?

Publicerad 21 september 2017
Hej,

Jag undrar om upphandlande myndigheter har rätt att omförhandla ingångna avtal inför ett eventuellt utnyttjande av en i upphandlingen fördefinierad förlängningsoption av avtalet?

Denna omförhandling skulle syfta till att avgöra huruvida den upphandlande myndigheten ska utnyttja förlängningsoptionen alternativt genomföra en ny upphandling (och därmed inte utnyttja förlängningsoptionen). Konsekvensen för upphandlande myndighet skulle vara lägre priser än under den initiala avtalsperioden, allt annat lika enligt det ingångna avtalet.

Om omförhandlingen drivs av en extern part där eventuell ersättning endast utgår som en andel av besparingen som den upphandlande myndigheten gör vid avropande av förlängningsoptionen jämfört med motsvarande kostnad under föregående år – behöver då den externa parten upphandlas i enlighet med LOU?

Eventuellt arvode till den externa parten faktureras i takt med att besparingen realiseras hos den upphandlande myndigheten, exempelvis månadsvis under det avropade optionsåret.

Behöver sådan eventuell ersättning till tredje part totalt sett understiga tröskelvärdet för varje kalenderår?

Tack för hjälpen!
/CJ

Carl Johan

Publicerad 21 september 2017

Hej Carl-Johan,

Om omförhandling av kontrakt och ramavtal
Regler om ändringar av kontrakt och ramavtal återfinns i 17 kap. 9–14 §§ lagen om offentlig upphandling (LOU). En förutsättning att göra en ändring i ett avtal som föregåtts av en upphandling där lagen är tillämplig kräver alltså att ändringen faller in under någon av de angivna bestämmelserna. Annars måste en ny upphandling göras.

Ett fall som påminner till viss del om det du beskriver har prövats i Högsta förvaltningsdomstolen (HFD 2016 ref. 85). I rättsavgörandet hade den upphandlande organisationen och leverantören omförhandlat avtalade priser innan avtalets förlängningsoption nyttjades. I det aktuella fallet fanns en klausul som medgav att parterna fick omförhandla priset för den aktuella tjänsten. Domstolen kom då fram till att prissänkningen hade stöd i avtalet och utgjorde en tillämpning av avtalsvillkoren och inte en ändring. Skulle en sådan klausul saknas i avtalet blir således läget ett annat. Då måste stöd för att genomföra en ändring i avtalet finnas på annan grund.

Om möjligheten att anlita tredje part för att genomföra omförhandlingen
Som utgångspunkt finns det inget hinder enligt LOU att anlita extern hjälp vid omförhandlingen av ett avtal. I din fråga redovisar du däremot ett upplägg avseende ersättningen till den externa parten som ger upphov till vissa följdfrågor.

För att kunna besvara frågan om den externa parten behöver upphandlas i detta exempel behöver man i första hand bedöma om överenskommelsen mellan den upphandlande organisationen och den externa parten faller in under definitionen av begreppet kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som ingås mellan en eller flera upphandlande organisationer och en eller flera leverantörer, och avser leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad. Vad som är intressant att titta på utifrån frågeställningen är begreppet ekonomiska villkor. Begreppet ska förstås så att alla förvärv med någon form av motprestation som har ett ekonomiskt värde omfattas. I Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 797–06 uttalar Kammarrätten bland annat följande:

En upphandling avser anskaffning av något, dvs. att den offentliga sektorn tillförs en tillgång eller en tjänst och betalar för detta. Upphandling gäller således avtal beträffande köp, leasing och exemplifierade onerösa fång. LOU:s bestämmelser skall normalt följas när ett behov hos en upphandlande enhet skall tillgodoses, mot någon form av ekonomisk ersättning, av någon utanför den egna juridiska personen”.

Det faktum att den upphandlande organisationen avstår en del av prissänkningen till förmån för den externa parten som deltagit vid prisförhandlingen får nog jämställas en situation där den upphandlande organisationen direkt betalat parten en summa pengar för att utföra tjänsten.

Hur värdet av ersättningen till den externa parten ska beräknas med det upplägg du beskriver är en intressant fråga. Om avtalet mellan den upphandlande organisationen och den externa parten är att betrakta som ett kontrakt ska beräkningen av värdet göras enligt 5 kap. LOU som huvudregel. Beroende på vilken typ av kontrakt som avses i det enskilda fallet kan det bli aktuellt att tillämpa någon av de särskilda beräkningsreglerna senare i det kapitlet.

Källhänvisningar
  • 1 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – definition av begreppet kontrakt
  • 5 kap. LOU – bestämmelser om tröskelvärden och beräkning av värdet av en upphandling 
Med vänlig hälsning,

Mattias

26 september 2017 (Uppdaterat 18 april 2024)

Hej!

Jag såg den här frågan från 2017 och har egentligen exakt samma fråga. Stämmer svaret på frågorna ovan fortfarande?

Som jag förstår LOU är det tillåtet att förbättra villkoren för upphandlande myndighet under avtalsperioden så länge det sker inom ramen för avtalet.

Betyder inte det att en upphandlande myndighet kan omförhandla priserna i avtalet inför ett eventuellt avropande av en förlängningsoption så länge det sker inom ramen för avtalet (inga förändringar sker i leveransen i övrigt)? Och att detta gäller oavsett om det finns en möjlighet att omförhandla priserna inför eventuell förlängning av avtalet inskriven i avtalet?

Tacksam för svar!

Björn Larsson

12 oktober 2022

Hej Björn,

Ja, svaret ovan stämmer fortfarande. Som min kollega skriver är en förutsättning för att göra en ändring i ett avtal som har föregåtts av en upphandling att ändringen har stöd i någon av ändringsbestämmelserna i 17 kap. 9–14 §§ lagen om offentlig upphandling (LOU). Om ändringen sker med stöd av en ändrings- eller optionsklausul enligt 17 kap. 10 § sker i praktiken ingen ändring, i det fallet är det snarare en tillämpning av avtalet.

Som det framgår av HFD 2016 ref. 85 fanns det i det aktuella fallet en klausul som medgav omförhandling av priset. Prissänkningen hade alltså stöd i en ändringsoption som var utformad i enlighet med bestämmelserna om ändrings- eller optionsklausuler i LOU. Om klausulen hade saknats hade prisförhandlingarna behövt ha stöd i någon av de övriga ändringsbestämmelserna.

För att en ändrings- eller optionsklausul ska vara förenlig med LOU får ändringen inte innebär att kontraktet eller ramavtalets övergripande karaktär ändras. För att det ska vara tillåtet att genomföra ändringen ska klausulen även
  • ha angetts i något av upphandlingsdokumenten i den ursprungliga upphandlingen,
  • klart, exakt och entydigt beskriva under vilka förutsättningar den kan tillämpas, och
  • ange omfattningen och arten av ändringarna som kan komma att göras.
Det måste tydligt framgå av klausulen under vilka förutsättningar ändringen eller optionen kan tillämpas. Är detta inte klart, exakt och entydigt beskrivet uppfyller inte klausulen lagens krav och det är då inte tillåtet att genomföra ändringen med hänvisning till bestämmelserna om ändring i enlighet med en ändrings- eller optionsklausul.

I en dom från hovrätten framgick det att klausulen i målet inte medgav en möjlighet för parterna att omförhandla priserna inför en förlängning på det sättet som parterna hade förhandlat. Eftersom parterna hade omförhandlat priserna utan att möjligheten fanns utgjorde ändringen av avtalet ett nytt och självständigt avtal enligt hovrättens bedömning.

Ändringar som parter gör måste alltså antingen ha stöd av i avtalet angivna ändrings- eller optionsklausuler som är utformade på ett sådant sätt att klausulerna är förenliga med LOU eller rymmas inom övriga bestämmelser om ändringar av kontrakt och ramavtal som finns angivna i lagen. Notera även att båda parter som huvudregel måste vara överens om ändringen om inte avtalet anger något annat.

Läs mer
Läs mer om utformandet av ändrings- och optionsklausuler i inlägget  Hur pass tydlig måste en optionsklausul vara i upphandlingsdokumenten? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar
Hovrätten för över Norrlands T 81-18 – prisjusteringarna hade inte stöd i avtalet och ändringarna ansågs därför utgöra ett nytt och självständigt avtal.

Med vänlig hälsning,

Joel

Jurist

19 oktober 2022 (Uppdaterat 18 april 2024)

Hej Joel,

Tack för din återkoppling!

För att undvika missförstånd, det är enbart en sänkning av befintliga kostnader inför avrop av fördefinierade optionsår i avtalet frågan avser. Det är alltså något som helt är till upphandlande myndighets fördel och som sker inom ramen för avtalet (inget utöver pris antas förändras i leveransen).

Tolkar jag dig rätt att även en sådan förändring skulle anses vara ett helt nytt avtal enligt LOU? Då det endast handlar om kostnadssänkning (ej höjning) ser jag inte varför det skulle klassas som ett nytt avtal?

Ett exempel: Kostnader för mobiltelefoni går ner årligen. Om exempelvis en kommun har upphandlat sin mobiltelefoni på 2 + 1 år (1 optionsår) så är det betydande kostnadssänkningar som kan uppnås på att omförhandla avtalet inför en eventuell förlängning av avtalet (optionsåret).

Är det då inte förenligt med LOU om man skulle omförhandla avtalet (enbart prisbild, allt annat lika) och tillsammans med leverantören överenskomma en kostnadssänkning på säg 20-40% för den upphandlande myndigheten under optionsåret?

Behöver det uttryckligen stå i avtalet att omförhandling av priser på ovan sätt ska/kan ske? Vad gäller om detta inte omnämns i avtalet? Tredje part kan ju inte överklaga detta då den befintliga leverantören inte får en fördel och det sker inom ramen för befintligt avtal?

Det är en viktig fråga då jag tror det finns betydande besparingar av våra gemensamma skattemedel att hämta här!

Jag ser fram emot din återkoppling.

Mvh
Björn

Björn

20 oktober 2022

Hej Björn,

Det är korrekt tolkat. En ändring av ett avtal som inte har stöd i någon av ändringsbestämmelserna i LOU kan innebära att avtalet efter ändringen anses utgöra ett nytt avtal. Det gäller oavsett om ändringen avser en kostnadssänkning, kostnadshöjning eller någon annan typ av ändring av avtalet.

Domarna som vi redogör för i svaret ovan handlar båda om en kostnadssänkning i samband med avtalsförlängning. I domen från HFD konstaterade domstolen att prisjusteringsklausulen i det ursprungliga avtalet omfattade uttryckligen både prishöjningar och prissänkningar. Den prissänkning som skedde vid förläningen av avtalet mellan parterna hade alltså stöd i avtalet och var därför även förenlig med LOU.

I domen från hovrätten konstaterar domstolen däremot att prisjusteringsklausulen i det aktuella avtalet inte var utformad på ett sådant sätt att det kan motivera någon prissänkning. Eftersom parterna genomförde en prissänkning som inte överensstämde med prisjusteringsklausulen i avtalet bedömde domstolen att avtalet, efter ändringen, ansågs vara ett nytt och självständigt avtal.

Vad händer om man genomför en ändring av ett avtal utan lagstöd för ändringen?
Innebörden av att ingå ett avtal utan föregående annonsering är att den upphandlande organisationen i praktiken anses ha genomfört en direktupphandling. Om det inte finns förutsättningar för att genomföra en direktupphandling är direktupphandlingen som utgångspunkt otillåten. Har den upphandlande organisationen ingått ett avtal genom en otillåten direktupphandling kan avtalet ogiltigförklaras av domstol genom att en leverantör ansöker om överprövning av avtalets giltighet. Det är även möjligt för Konkurrensverket, som är tillsynsmyndighet på området, att besluta om upphandlingsskadeavgift vid otillåtna direktupphandlingar.

Sammanfattningsvis
För att det ska vara tillåtet att genomföra en prissänkning i samband med exempelvis en avtalsförlängning måste prissänkningen ha stöd i någon av ändringsbestämmelserna i LOU. Det kan exempelvis vara möjligt om ändringen är av mindre värde eller genom en uttrycklig prisjusteringsklausul som ger möjlighet till en prissänkning. För att bestämmelsen om ändring av mindre värde ska vara tillämplig måste ökningen eller minskningen vara lägre än tröskelvärdet och får inte överstiga 10 procent av kontraktets eller ramavtalets värde. En förutsättning för att det ska vara möjligt att genomföra en ändring enligt ändringsbestämmelserna är att ramavtalet eller kontraktet övergripande karaktär inte ändras.

Eftersom det inte är tillåtet att göra ändringar som inte har stöd i någon av ändringsbestämmelserna i LOU är det extra viktigt att tänka igenom vilka klausuler som ska vara med i avtalet samt hur klausulerna ska formuleras, i samband med själva upphandlingsprocessen. Ett noggrant förarbete och ett väl genomarbetat avtal kan många gånger leda till besparingar av skattemedel under avtalstiden och samtidigt följa bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen.

Källhänvisningar
  • 20 kap. 13 § första stycket första punkten och 13 a § första stycket första punkten lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – rätten ska besluta att ett avtal är ogiltigt om avtalet har slutits utan föregående annonsering där det inte är tillåtet
  • 21 kap. 7 § LOU – Konkurrensverket får besluta att en upphandlande organisation ska betala en upphandlingsskadeavgift om den upphandlande organisationen har genomfört en otillåten direktupphandling.
Med vänlig hälsning,

Joel

Jurist

01 november 2022 (Uppdaterat 18 april 2024)

Kommentera

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt. Här kan du läsa om Upphandlingsmyndighetens policy för innehåll och personuppgifter i Frågeportalen.