Gäller sekretess för prisuppgifter i avtalsdatabas?

De flesta kommuner har idag en avtalsdatabas för att personalen ska hitta rätt leverantör och för att vid attest av fakturan kunna kontrollera priset. Hur ska vi hantera priser i avtal där leverantören begärt sekretess på á-priser och vi troligtvis skulle sekretessbelägga priserna om någon begär ut dessa. Kan vi publicera dessa avtal i vår avtalsdatabas.

Hej Åke,

Allmänt om sekretess för prisuppgifter
Inledningsvis hänvisar vi följande liknande inlägg i vår Frågeportal: Kan samtliga prisuppgifter i ett anbud sekretessbeläggas? och Får man sekretessbelägga priser i ett anbud?.

I första hand hänvisar vi till er registrator eller Riksarkivet för att få svar hur ni ska hantera offentlighet och sekretessfrågor, detta eftersom din fråga har begränsad koppling till upphandlingsrätt. Det bör även noteras att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning.

Om det inte är en publik avtalsdatabas
Sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne i annat fall än som avses i 31 kap. 1 första stycket, 2–4 och 12 §§ offentlighets- och sekretesslagen (OSL) har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs.

Av din fråga framgår inte om avtalsdatabasen i exemplet är offentlig eller inte. Av din fråga framgår att personalen ska kunna kontrollera uppgiften i den vilket vi tolkar som att det är kommunens personal.

Sekretessen gäller utåt, det vill säga gentemot enskilda och andra myndigheter. I en kommunal nämndorganisation är varje nämnd med underlydande förvaltning en myndighet. Därför kan sekretess gälla även mellan olika nämnder.

Sekretess kan även uppstå i en och samma myndighet om myndigheten består av olika verksamhetsgrenar som är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra. Läs mer om verksamhetsgrenar i inlägget Hur långt sträcker sig den absoluta sekretessen? i vår Frågeportal.

Prisuppgifterna inkommer i första hand till den förvaltning som hör till den nämnd som genomför upphandlingen. Som nämnts ovan betraktas varje nämnd med underlydande förvaltning som en egen myndighet i tryckfrihetsförordningens (TF:s) mening.

I OSL finns flera olika bestämmelser om överföring av sekretess. Får en myndighet en uppgift som är sekretessbelagd enligt någon bestämmelse som avser enskildas affärsförbindelser med myndigheter från en myndighet som avses där, blir den ena eller andra bestämmelsen tillämplig på uppgiften också hos den mottagande myndigheten. Sekretessbestämmelsen ska dock inte tillämpas om uppgiften ingår i ett beslut av den mottagande myndigheten. Av den aktuella bestämmelsen följer att uppgifter kan lämnas från en myndighet till en annan utan att sekretessen går förlorad. Bestämmelsen innebär bland annat att en kommunal myndighet eller ett kommunalt bolag kan lämna uppgifter om sina affärsförbindelser med enskilda till en kommunal förvaltning som representerar kommunen som ägare utan att uppgifterna blir offentliga direkt.

I det exempel du nämner kan det tänkas att en leverantör, som huvudregel, inte har några invändningar mot att personalen i kommunen har tillgång till vissa uppgifter (om hela kommunen omfattas av avtalet). Snarare är det troligt att leverantören i de fallen mest är intresserad av att förhindra en spridning av uppgifterna till dennes konkurrenter.

Den upphandlande myndigheten kan behöva överväga hur man på ett effektivt sätt kan säkerställa att uppgifterna inte lämnas ut från myndigheten när ett stort antal personer får tillgång till de sekretessbelagda uppgifterna.

Publik avtalsdatabas
Om avtalsdatabasen i exemplet istället är offentlig kan det finnas problem. Vi utgår ifrån att den upphandlande myndigheten inte ännu har publicerat prisuppgifterna i den offentliggjorda avtalsdatabasen.

Om en myndighet röjer en sekretessbelagd uppgift till annan kan skadeståndsskyldighet uppstå. Vi har svårt att se varför en myndighet på eget initiativ skulle vidta åtgärder för att hamna i en sådan situation.

Källhänvisningar

• 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) – sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden
• 8 kap. 1 och 2 §§ OSL – sekretess mot andra och inom en myndighet
• 31 kap. 16–18 §§ OSL - enskildas affärsförbindelser med myndigheter och överföring av sekretess.

Med vänlig hälsning,