Till senaste kommentaren

Upphandling i samband med Covid-19

Nu i samband med pandemin har vi mobiliserat en stor del av  våra medarbetare inom inköpsavdelningen för att säkerställa material- och läkemedelsförsörjning och, inte minst, att på olika sätt vidareförmedla/informera om just detta ut i alla verksamheter. Detta tar mycket stor del av våra personella resurser. Detta medför i sin tur att upphandlingar kan bli svåra att genomföra/hinna med, p g a de livsviktiga aktiviteterna kring covid-19.
Är detta en omständighet där "upphandling i akuta situationer" kan tillämpas? eller kan det finnas lagrum för något annat "snabbspår"?

Kommentarer

  • Hej Olle,

    Utgångspunkten är att alla inköp som upphandlande organisationer genomför ska konkurrensutsättas enligt upphandlingslagstiftningen. Ibland råder dock förutsättningar som innebär att det inte är möjlighet att genomföra annonserade upphandlingsförfaranden. Det är viktigt att tänka på att en upphandlande organisation i varje enskilt fall måste bedöma om det föreligger omständigheter som tillåter att exempelvis ändra i ett befintligt avtal eller tillämpa ett undantagsförfarande.

    Påverkar behovet möjligheten att snabbt genomföra ett inköp?
    Det framgår inte om de upphandlingar du nämner i din fråga är upphandlingar som ska genomföras med anledning av behov som uppstått till i direkt följd av pandemin, eller om det till följd av pandemin saknas resurser för att genomföra de upphandlingar som behövs för att kunna genomföra er ordinarie verksamhet. Det finns inte heller något undantag för ”akuta situationer” i upphandlingslagstiftningen, men däremot finns vissa bestämmelser som kan bli aktuella att tillämpa när ett behov plötsligt uppstått på grund av oförutsedda händelser.

    Notera dock att det, för att kunna göra en kompletterande beställning från ett befintligt kontrakt, krävs att beställningen har blivit nödvändig. För att kunna tillämpa undantaget från annonsering på grund av synnerlig brådska krävs det att anskaffningen är absolut nödvändig. I praktiken innebär att det ställs vissa krav på karaktären av behoven för att vissa ”snabbspår” ska kunna tillämpas.

    Använd befintliga avtal
    I största möjliga utsträckning bör ni använda befintliga ramavtal och kontrakt. I 17 kap. 9–14 §§ lagen om offentlig upphalning (LOU) regleras de möjligheter som finns att göra ändringar i befintliga ramavtal och kontrakt. Exempelvis kan ni undersöka följande möjligheten för att tillgodose era behov:
    • Förlänga ramavtalen eller kontrakten enligt eventuella förlängnings- eller optionsklausuler enligt 17 kap. 10 § LOU
    • Genomföra kompletterande beställningar från ett kontrakt enligt 17 kap. 11 § LOU
    • Ändra ramavtalen eller kontrakten till följd av oförutsedda omständigheter enligt 17 kap. 12 § LOU
    För kännedom är kravet på oförutsebara omständigheter högt ställt enligt EU-domstolens praxis. Det ska i princip vara frågan om force majeure, som exempelvis naturkatastrofer. Vad vi känner till så har EU-domstolen inte vid något tillfälle godtagit de skäl som en upphandlande myndighet eller enhet fört fram till stöd för att det skulle ha förelegat oförutsebara omständigheter, men möjligen skulle den nu rådande situationen med viruset kunna anses utgöra en sådan situation.

    För en mer ingående redogörelse av ändringsbestämmelserna, se vår uppdragsrapport Ändringar av kontrakt och ramavtal. Notera att båda partnerna måste vara överens om ändringen och dess innehåll för att den ska kunna genomföras, om inget annat framgår av avtalsvillkoren.

    Undantag från annonsering
    Om det inte finns befintliga ramavtal för det akuta behovet eller förlängningsmöjligheter i ramavtal som är på väg att löpa ut, behöver någon form av upphandlingsförfarande genomföras. I vissa fall är det möjligt att undanta upphandlingen från annonseringsskyldigheten och genomföra en direktupphandling eller ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering.

    Det är möjligt att genomföra en direktupphandling eller ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering om det föreligger synnerlig brådska. Läs mer om synnerlig brådska i inlägget Kan vi upphandla på grund av synnerlig brådska? i vår Frågeportal.

    Läs mer
    Vi har samlat information om allt som berör offentlig upphandling och statsstödsregler med anledning av covid-19 på vår webbplats. Den samlade informationen fylls på och uppdateras kontinuerligt.

    Med vänliga hälsningar,
    Erika Upphandlingsjurist
    (Uppdaterad ) Rapportera olämpligt innehåll
  • Hej!

    En följdfråga till Olles är hur vi kan tänka i nuvarande och liknande samhällssituationer där upphandlad leverantör inom ett visst försörjningsområde f.n. ej kan förse oss med upphandlat material? Kan vi temporärt frångå avtalet om andra marknadsaktörer kan förse oss med vårt materialbehov?

    För tydlighets skull rör det sig om kritiskt material som behövs för att upprätthålla vår kärnverksamhet.

    Med vänlig hälsning
    Gustaf

    Gustaf
  • Hej Gustaf,

    Skyldigheten att använda ett ramavtal framgår av avtalet
    Frågan om en upphandlande myndighet är skyldig att avropa från ett ramavtal eller inte är främst av avtalsrättslig karaktär. Ramavtal med alla villkor fastställda är normalt ömsesidigt förpliktigande för parterna, medan ramavtal där alla villkor inte är fastställda inte är ömsesidigt förpliktigande. Med andra ord är en leverantör i princip alltid skyldig att leverera enligt ramavtalet, men en upphandlande myndighet är inte alltid skyldig att avropa från ramavtalet.

    Om en leverantör inte kan leverera enligt avtalet på grund av nu rådande situation innebär det initialt ett avtalsbrott, som i sin tur aktualiserar frågor om eventuell ansvarsfrihet. Läs mer om det i inlägget Kan en pandemi utgöra force majeure? i vår Frågeportal.

    Kan vi frångå avtalet när befintlig leverantör inte kan leverera?
    Om er befintliga leverantör inte kan leverera enligt avtalet kan ni rikta er till övriga marknaden för att tillgodose behovet. Den nya upphandlingen ska då genomföras enligt tillämpliga bestämmelser i upphandlingslagstiftningen. Exempelvis kan det vara möjligt att genomföra en direktupphandling eller ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska.

    Läs mer om förutsättningarna för synnerlig brådska i vårt stöd om tillämpning av LOU i akuta situationer.

    Källhänvisningar
    • prop. 2015/16:195, s. 513 ff. samt beaktandesats 61 i LOU-direktivet – frågan om en upphandlande myndighet är skyldig att avropa från ett ramavtal eller inte är främst av avtalsrättslig karaktär
    • prop. 2006/07:128, s. 160 – jämför att en leverantör i princip alltid skyldig att leverera enligt ramavtalet, men en upphandlande myndighet är inte alltid skyldig att avropa från ramavtalet.
    Med vänliga hälsningar,
    Erika Upphandlingsjurist
  • Hej!
    Vi ser nu svårigheter för mindre företag att på grund av COVID-19 kunna få fram underlag som visare deras ekonomiska förutsättningar i en upphandling. Därav uppfattar vi det som att det är svårt att ställa krav på ekonomisk stabilitet i dessa tider och samtidigt förhålla sig till likabehandlingsprincipen. Till exempel inom byggbranschen ställs istället krav ofta krav på att en såkallad färdigställandeförsäkring finns tecknad. Finns det likande försäkringar som en upphandlande myndighet skulle kunna ställa krav på för företag som säljer konsulttjänster?
    Med vänlig hälsning
    Jeanette


    Jeanette
  • Hej Jeanette,

    Inledningsvis vill vi påminna om att det inte finns någon skyldighet att ställa krav på leverantörens ekonomiska och finansiella ställning. Vi ser dock inte några direkta konflikter mellan sådana krav och likabehandlingsprincipen med anledning av Covid-19.

    Uppräkningen i lagen om offentlig upphandling (LOU) av vilka bevis som en upphandlande myndighet får begära att en leverantör ska ge in avseende krav på ekonomisk och finansiell ställning är inte uttömmande. En upphandlande organisation får alltså begära även annan bevisning än den som räknas upp i LOU.

    Det betyder att det är möjligt att ställa krav på att leverantören ska lämna in annan utredning för att styrka sin ekonomiska och finansiella ställning än vad som traditionellt görs, så länge kravet är förenligt med de grundläggande upphandlingsprinciperna. Vi känner inte till att det finns någon sådan försäkring för konsultbranschen, men det hindrar er inte från att utforma ett eget krav som liknar det som ni hänvisar till och som används inom byggbranschen. Ett generellt alternativ kan vara att ställa krav på en bankgaranti, men för att ta reda på vad som passar den aktuella branschen bäst i den nu rådande situationen rekommenderar vi att ni för dialog med både enskilda företag och branschorganisationer. Det kan även vara lämpligt att se över nivån på kraven för att underlätta för leverantörer att delta i upphandlingar i den nu rådande situationen.

    Läs mer
    Läs mer om tidig dialog och ta del av våra tips för att bli ni en stabil kund i orostider på vår webbplats.

    För att läsa om vilka möjligheter finns att ställa krav på ekonomisk och finansiell ställning vid inte direktivstyrda upphandlingar, se inlägget Kvalificeringskrav vid inte direktivstyrda upphandlingar i vår Frågeportal.

    Källhänvisningar
    • 14 kap. 3–4 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – icke uttömmande lista över vilka kvalificeringskrav som kan ställas
    • 15 kap. 10 § LOU – där det framgår att en upphandlande myndighet får begära utredning av en leverantörs ekonomiska och finansiella ställning i första hand i form av vissa angivna bevis
    • prop. 2015/16:195, s. 752–755 och 1104–1105 – vilka kvalificeringskrav som kan ställas regleras av vilka bevismedel som kan begäras in. Uttrycket "i första hand" motsvarar uttrycket som regel som används i direktivet och innebär att även annan utredning kan krävas beträffande krav på ekonomisk och finansiell ställning.
    Med vänliga hälsningar,
    Erika Upphandlingsjurist

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.

Här kan du läsa om hur hur Upphandlingsmyndigheten behandlar personuppgifter i Frågeportalen.