Återkommande behov - hur beräknar vi upphandlingens värde vid upphandling under tröskelvärdet?
Vi har ett återkommande behov av en tjänst/produkt. Vi spenderar 50 000kr på det varje år. Hur ska vi räkna ut kontraktsvärdet (för att avgöra om vi får direktupphandla eller om iv måste upphandla)? Vår avsikt är att teckna avtal på 4 år totalt.
Fredrik
Publicerad 15 november 2016
Hej Fredrik!
Uppdaterad: den 27 maj 2019 (hänvisning till ny lagstiftning)Upphandling under tröskelvärdet
När ni ska uppskatta värdet av ett kontrakt och göra en bedömning om värdet överstiger direktupphandlingsgränsen ska värdet av kontraktet uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet. Om ni avser att ingå ett kontrakt på fyra år ska ni därmed uppskatta den totala ersättningen som kan utgå under hela fyraårsperioden. Om ni å andra sidan avser att tilldela ett kontrakt för en annan tidsperiod, till exempel två år, ska värdet uppskattas för den tiden.
Vid beräkningen ska optioner och förlängningsklausuler beaktas som om de utnyttjats. Detta innebär att ni ska räkna samman de fyra åren, oavsett om det är frågan om ett kontrakt som enligt kontraktet ska gälla i fyra år, eller om avtalet ska gälla för två år, med möjlighet till förlängning på två år. Det saknar betydelse om avsikten är att förlängningsklausulen endast ska användas i undantagsfall.
Något förenklat ska ni därmed beräkna värdet till 50 000 x 4 = 200 000 kronor (förutsatt att värdet är en rimlig uppskattning och det inte finns några andra omständigheter att beakta).
Vid beräkningen av kontraktsvärdet ska ni dock även beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret. Detta innebär att ni även kan behöva räkna samman ovanstående 200 000 kronor med andra direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret. Om ni till exempel vid ett tidigare tillfälle under räkenskapsåret direktupphandlat samma slags tjänster för 400 000 kronor kan ni inte direktupphandla för ytterligare 200 000 kronor, eftersom det skulle innebära att direktupphandlingsgränsen skulle överskridas. För att få information om vilka andra direktupphandlingar som genomförts av den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret är det bäst att ni kontaktar er upphandlingsavdelning i kommunen.
I övrigt får en upphandling inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU).
Läs merFör mer information om direktupphandling och vad som avses med ”samma slag”, se även Upphandlingsmyndighetens vägledning Är inköpen av samma slag? Hjälpregler för beräkning av kontraktsvärdet vid direktupphandlingar av samma slag.
Källhänvisningar19 kap. 8 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – beräkning av värdet av en upphandling under tröskelvärdet.
Uppdaterad: den 27 maj 2019 (hänvisning till ny lagstiftning).
Med vänliga hälsningar
Anton
15 november 2016
Hur ska i detta avseende 5 kap. 11 § första stycket LOU [2016:1145] tolkas? I skillnad från 3 kap. 10 § LOU [2007:1091] framgår inte av samma paragraf att valet av beräkningsmetod inte göras i avsikt att kringgå bestämmelserna om upphandling över tröskelvärdena i denna lag.
Hur ska man bestämma avtalstiden utifrån detta? Ett exempel är varor/tjänster av återkommande behov (såsom tvätteritjänster, mobiltelefoner, o dyl.) av värde till 300.000 SEK per år. Avser man teckna ett avtal för ett år skulle detta kunna genomföras som direktupphandling. Vid val av längre tidsperiod är direktupphandlingsgränsen överskriden.
Med vänlig hälsning,
Julia
Julia
27 februari 2017
3 kap. 10 § andra stycket i gamla LOU (2007:1091) har en i sak motsvarande regel i 5 kap. 6 § i LOU (2016:1145).
Vad gäller beräkningar av upphandlingar under tröskelvärdet tillämpas 19 kap. 8 § LOU som anger att värdet av en upphandling ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas i upphandlingen och att en upphandling inte får delas upp i avsikt att kringgå bestämmelserna i lagen. Vid beräkningen ska även options- och förlängningsklausuler beaktas som om de utnyttjats. Vid beräkningen ska också den upphandlande myndigheten beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret.
När det gäller val av avtalstiden i en upphandling är det upp till den upphandlande myndigheten att avgöra hur långt avtalet ska sträcka sig. Skälet till att välja en viss avtalstid får dock inte vara i syfte att kringgå bestämmelserna i lagen. Utifrån förutsättningarna i enskilda fall kan det finnas sakligt godtagbara skäl att kortare kontraktstider används.
Med vänlig hälsning
Mattias
01 mars 2017
Innebär det att vid beräkning av ett totalt kontraktsvärde så tar man det uppskattade värdet per år (enligt 5 kap 11 § LOU) och multiplicerar det med antalet avtalsår, till exempel 4 (enligt 5 kap 3 § LOU)?
Enligt exemplet ovan till exempel mobiltelefoner för 300 000 kr per år x 4 år = 1 200 000 kr.
Eller ska 5 kap. 11 § LOU tolkas på något annat sätt?
Med Vänlig Hälsning
Peter
Peter
01 mars 2017
Det finns ingen regel i 19 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) som direkt motsvarar 5 kap. 11 § LOU (varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas). Vid upphandlingar under tröskelvärdet tillämpas 19 kap. 8 § LOU och beräkningen av värdet utgår från förutsättningarna angivna i den bestämmelsen.
Vid beräkning av tröskelvärdet ska den upphandlande myndigheten börja beräkningen enligt 5 kap. LOU för att se om upphandlingen överstiger tröskelvärdet eller inte. I vår vägledning Är inköpen av samma slag? finns en schematisk bild på sidan 24 över hur beräkningen ska göras (dock med hänvisningar till de gamla reglerna).
I sammanhanget vill jag nämna att 5 kap. 11 § avser varu- och tjänstekontrakt. Det innebär att bestämmelsen inte är tillämplig om upphandlingen avser ett ramavtal. Beräkning av värdet av ett ramavtal framgår av 5 kap. 14 § LOU.
Mattias
07 mars 2017 (Uppdaterat 08 mars 2021)
Skulle du kunna förtydliga hur 5 kap. 11 § ska tillämpas vid beräkning av kontraktsvärde och vad "varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller ska förnyas inom viss tid" innebär i praktiken?
Tack på förhand!
Julia
07 mars 2017
Jag är lite osäker på exakt vad du vill ska förtydligas gällande beräkningen av kontraktsvärdet enligt 5 kap. 11 § och de alternativa sätten att beräkna tröskelvärdet som anges i bestämmelsen. Jag kan däremot nämna att det finns remissinstanser som haft vissa synpunkter på hur beräkningen ska göras enligt nämnda bestämmelse, se prop. 2015/16:195 s. 482–483, se även lagrådets remissvar, s. 72 ff.
Regeln kan ses som en skyddsregel mot förbudet att dela upp upphandlingar i syfte att komma under tröskelvärdet. Det kan till exempel röra sig om upphandlingar av kontrakt som rör samma föremål och som upphandlas kontinuerligt med kortare intervaller. Jag har personligen ingen egen erfarenhet av den här typen av kontrakt utan min erfarenhet är att återkommande behov tillgodoses genom att längre ramavtal upphandlas och därigenom tillämpas istället 5 kap. 14 § LOU vid beräkningen av upphandlingen värde.
Med vänlig hälsning
Mattias
13 mars 2017 (Uppdaterat 08 mars 2021)
Jag undrar vad som gäller i följande fall.
En myndighet ska upphandla ett blandat delbart kontrakt för varor och service av varorna där servicedelen löper 4 år. I kontraktet finns ingen förlängningsklausul av servicetjänsten. Kan myndigheten efter detta förlänga servicetjänsten årsvis genom direktupphandling, förutsatt att beloppet understiger direktupphandlingsbeloppet, eftersom det på förhand inte går att avgöra hur lång livslängd varorna har? Eller hur ska man göra beräkningen i ett fall som detta?
Sofia
19 september 2018
Av svaren ovan framgår att värdet av en upphandling ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas i upphandlingen och upphandlingen får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU). Värdet av ett varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas inom en viss tid, ska uppskattas med ledning av vad som anges i 5 kap. 11 § LOU.
Om den upphandlande myndigheten är osäker på hur det eventuella framtida behovet ska täckas kan det vara lämpligt att ha optionsklausuler (förlängningsklausuler) avseende den aktuella tjänsten som möjliggör förlängning av servicedelen under varornas livslängd. På så sätt kan myndigheten tillgodose sitt behov om det kvarstår efter den ursprungliga löptiden. Detta förutsätter att det som upphandlas är ett kontrakt, annars behövs särskilda skäl för att ramavtalet ska löpa under längre tid än fyra år.
Hur upphandlingen av ett ramavtal eller ett kontrakt ska annonseras bestäms i sin tur av upphandlingens uppskattade värde. Om den upphandlande myndigheten är osäker på om värdet kan komma att överstiga direktupphandlingsgränsen eller tröskelvärdet är det lämpligt att ”ta höjd” i beräkningen och använda något av de annonserade förfarandena i 19 kap. LOU respektive 6 kap. LOU beroende på om upphandlingen överstiger tröskelvärdet eller inte.
Läs mer
För att avgöra om ett avtal är ett ramavtal eller ett kontrakt se inlägget Kan avtalet utgöra ett ramavtal på grund av förlängningsklausulen, eller är det ett kontrakt?. Läs gärna även inlägget Vad händer när värdet av ett ramavtal oväntat överstiger tröskelvärdet?
Med vänliga hälsningar,
Erika
Jurist
21 september 2018 (Uppdaterat 08 mars 2021)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.