Hur gäller offentlighetsprincipen när en handling inte förvaras hos den upphandlande myndigheten?

Hej och god fortsättning!

Vi har ett upphandlat konsultmäklaravtal som vi gör avrop från. Konsultmäklaren tar in anbud och fastställer vem som har det "vinnande" anbudet, antingen genom bäst förhållande mellan pris och kvalitet eller lägsta pris. I det förstnämnda fallet kan vi som avropare göra en viss betygsättning avseende kvalitetsbedömning, men vi får aldrig in samtliga anbud i sin helhet, utan endast vinnande anbud.

Hur ser processen och regelverket ut när någon vill ha ut till exempel "vinnande anbud"? Är anbuden som konsultmäklaren tar in offentliga? Detta är ju inte anbud i LOU:s mening, utan avrop där konsultmäklaren ansvarar för vem som ska "tilldelas" avropet. Är detta ändå offentlig handling och, i så fall, ska den upphandlande myndigheten ta in anbuden för att göra sekretessbedömning samt utlämning av handling?

Med en önskan om ett Gott Nytt År!

Björn

Hej Björn!

Din fråga får besvaras med utgångspunkt i vad som utgör en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen (TF).

I begreppet handling ingår alla typer av information hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett form. Två kriterier ska vara uppfyllda för att en handling ska vara allmän. Handlingen ska:

1. förvaras hos myndigheten, och
2. ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

En handling som inte förvaras hos myndigheten kan därför i regel inte anses vara en sådan allmän handling som kan begäras ut.

I undantagsfall har handlingar som inte förvarats hos myndigheten ändå ansetts utgöra allmänna handlingar. Som exempel kan nämnas den omständighet att en konsult skött rekryteringen åt en myndighet och i samband med detta erhållit handlingar i form av jobbansökningar. Dessa har kunnat begäras ut hos myndigheten trots att de befunnit sig hos konsulten, eftersom att de mottagits och förvarats åt myndighetens räkning. Ytterligare ett exempel är om en kommun ger ett företag i uppdrag att för kommunens räkning utöva kontroll vid uppförandet av bebyggelse. Om kontrollen nedtecknas i en kontrolldagbok, anses den som allmän handling trots dess förvaring hos företaget.

Notera dock att huvudregeln alltjämt är att handlingar som inte förvaras hos myndigheten inte heller är allmänna. Det kan även nämnas att en begäran om allmän handling alltid ska göras till myndigheten.

När en handling inkommer till myndigheten från exempelvis en konsult blir den en allmän handling, oavsett om den tillhör ett vinnande anbud eller inte. Handlingen kan då begäras ut och ska lämnas ut om myndighetens sekretessprövning så tillåter.

God fortsättning!

Källhänvisningar

• 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) – kriterier för att en handling ska vara allmän
• avgörandena RÅ 1989 ref. 29, RÅ 1996 ref. 25 och RÅ 1984 2:49 – exempel på undantagsfall där handlingar som inte förvarats hos myndigheten ändå ansetts utgöra allmänna handlingar
• 2 kap. 14 § TF – en begäran om allmän handling alltid ska göras till myndigheten.

Med vänliga hälsningar,