Vilken volym ska anges vid upphandling för att ingå ramavtal?

Hej! Vad gäller rörande angivande av volymer i ramavtal. Måste upphandlande myndighet ange volym (kan ju vara både i kronor eller mängd) vid upphandlande av ramavtal? Många gånger skrivs att volym är baserad på tidigare statistik och inga volymer garanteras.

Hej,

Omfattas alla typer av ramavtal av kravet på att ange takvolym?
Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) har genom två parallella avgöranden fastställt att kravet på att ange takvolym gäller generellt vid upphandling av ramavtal.

HFD hänvisar i sina domar till EU-domstolens dom i mål C-23/20 Simonsen & Weel och anger att öppenhetsprincipen och likabehandlingsprincipen skulle åsidosättas om den upphandlande organisationen inte anger takvolym. HFD konstaterar också att det inte finns någonting i EU-domstolens resonemang som talar för att detta inte skulle gälla för ramavtal generellt.

Domarna från HFD gäller upphandlingar över tröskelvärdena, men det finns anledning att anta att motsvarande krav på angivande av takvolym gäller även vid upphandling av ramavtal under tröskelvärdena och vid upphandling av ramavtal avseende sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Rättsläget bör dock betraktas som oklart.

Innebär takvolym största mängd eller högsta värde?
EU-domstolen uttalar i Simonsen & Weel att annonsen om upphandling dels ska innehålla information om uppskattad kvantitet och/eller uppskattat värde, dels om den största kvantitet och/eller det högsta värdet för det som ska levereras enligt ramavtalet. EU-domstolen tydliggör därmed att takvolymen kan anges i form av antingen en kvantitet (mängd) eller ett värde.

I domen anges att takvolymen antingen kan anges i annonsen om upphandlingen eller i upphandlingsdokumenten, om leverantörerna får kostnadsfri elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten från och med den dag upphandlingen annonserats. I ett sådant fall iakttas principerna om öppenhet och likabehandling, även om uppgiften anges i upphandlingsdokumenten.

Vad händer när takvolymen har uppnåtts?
I både mål C-216/17 Coopservice och i Simonsen & Weel uttalar EU-domstolen att ramavtalet inte längre har någon verkan när takvolymen har nåtts. Det innebär att angiven takvolym inte kan överskridas, utan den upphandlande organisationen måste i stället upphandla behovet på nytt. Avrop som genomförs efter att ramavtalets takvolym uppnåtts kan därför komma att betraktas som otillåtna direktupphandlingar.

I Simonsen & Weel påminner EU-domstolen samtidigt om möjligheten att göra icke-väsentliga ändringar av ramavtal, vilket talar för att takvolymen inte nödvändigtvis är absolut. Konkurrensverkets har i sitt ställningstagande om maximal omfattning av ramavtal och öppenhetsprincipen (2021:625) angett att när ramavtalets maximala omfattning är uppnådd slutar ramavtalet ha en upphandlingsrättslig verkan. Ett avrop utöver den maximala omfattning som anges i ramavtalet kan utgöra en otillåten direktupphandling, givet att det inte är fråga om en sådan tillåten ändring av ramavtal som uppfyller förutsättningarna i 17 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU).

Hur ska man ange takvolym när flera upphandlande organisationer är med i ramavtalet?
Ramavtal kan avse flera upphandlande organisationers behov. Exempelvis är detta aktuellt för inköpscentraler. Upphandlingsmyndigheten kan inte se att den upphandlande organisationen behöver ange respektive avropsberättigads takvolym eftersom utgångspunkten med uppgiften om takvolym är leverantörsperspektivet. Leverantörerna ska kunna bedöma och lämna anbud på samma sätt. Vid angivande av takvolym räcker det därför med att utgå ifrån den totala volymen i ramavtalet och, när det är aktuellt i det enskilda fallet, från respektive delområde som omfattas av ramavtalet.

Behöver en volym garanteras i ramavtalet?
En upphandlande organisation behöver inte garantera någon volym. Skillnaden mellan ett ramavtal och ett kontrakt är att det vid ramavtal råder osäkerhet kring volym, leveranstidpunkter och den exakta utformningen av föremålet för upphandlingen.

Läs mer om skillnaden mellan kontrakt och ramavtal i inläggen Vad är skillnaden mellan ett ramavtal och ett kontrakt? och Vad är ett ramavtal? i vår Frågeportal.

Se och läs mer

• Läs mer i vår vägledning Takvolym i ramavtal och se Youtubeklippet Takvolymer i ramavtal – hur ska vi tolka den nya EU-domen egentligen?.
  
  Notera att dessa publicerades år 2019, varför enbart EU-domstolens dom i mål C-216/17 Coopservice behandlas.

Källhänvisningar

• HFD:s dom i mål HFD 2022 ref. 4 I och II  – kravet på att ange takvolym gäller generellt vid upphandling av ramavtal
• EU-domstolen dom i mål C-23/20, Simonsen & Weel, punkt 74 – i meddelandet om upphandling ska anges uppskattad kvantitet och/eller det uppskattade värdet och en största kvantitet och/eller ett högsta värde för de varor som ska levereras enligt ett ramavtal och att ramavtalet inte längre har några verkningar när detta gränsvärde har nåtts
• EU-domstolen dom i mål C-23/20, Simonsen & Weel, punkt 71 – information om den största kvantitet och/eller det högsta värdet för det som ska levereras enligt ett ramavtal kan anges i annonsen om upphandling eller i upphandlingsdokumenten, eftersom det vid direktivstyrd upphandling finns en skyldighet för upphandlande myndigheter att ge kostnadsfri elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten från och med den dag då ett meddelande om upphandling offentliggjorts
• EU-domstolen dom i mål C-216/17, Coopservice, punkt 61 – när angiven kvantitet är förbrukad så har ramavtalet inte någon verkan
• prop. 2015/16:195 s. 482 – garanterade volymuppskattningar är främst en avtalsrättslig fråga, som inte bör regleras upphandlingsrättsligt.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Jag har följdfrågor ang. era tidigare kommentarer ovan och undrar hur ni på Upphandlingsmyndigheten ser på följande (fiktiva) scenario och frågor:

En kommun genomför en ramavtalsupphandling med öppet förfarande.
Beställaren anger i upphandlingsdokumenten en förväntad avropsvolym om 2 Miljoner kronor inom ramavtalet under hela ramavtalsperioden (4 år), vilket är deras uppskattade bedömning. Ramavtalet har mer än en leverantör med rangordning.

Ramavtalet träder i kraft och redan efter 2 år har det avropats för hela 10 miljoner kronor.

Frågor:
1. Har upphandlande myndighet agerat fel enligt LOU eller prejudikat som överskridit gränsen med råge långt innan ramavtalet är avslutat?

2. Skulle scenariot ovan kunna jämföras med en otillåten direktupphandling för beloppet över 2 miljoner kr, d.v.s. 8 miljoner kr?

3a. Kan eller bör upphandlande myndighet upphöra med att genomföra beställningar på ramavtalet om denna gräns om 2 miljoner kr överskrids långt innan deras verkliga behov är uppfyllt och ramavtalet löpt ut?

3.b. Som i exemplet ovan uppnås takgränsen efter 2 år, d.v.s. halva tiden.
Ser ni något fel i om upphandlande myndighet genomför en ny upphandling när gränsen är uppnådd, och då justerar beloppen efter en ny bedömning?

3c. Om ni anser det är tillåtet, kan upphandlande myndighet teckna och avropa på nya ramavtal parallellt med att ha de "vilande/frysta" ramavtal sedan tidigare som löper ut.

Tack för svar!
Fredrik

Hej,

Fråga 1 och 2
I både dom i mål C-216/17 Coopservice och C-23/20 Simonsen & Weel uttalar EU-domstolen att ramavtalet inte längre har någon verkan när takvolymen har nåtts. Det innebär att angiven takvolym inte kan överskridas, utan den upphandlande organisationen måste i stället upphandla behovet på nytt. Avrop som genomförs efter att ramavtalets takvolym uppnåtts kan därför komma att betraktas som otillåtna direktupphandlingar.

Att takvolymen nås långt innan ramavtalet löper ut bör inte innebära att organisationen har agerat i strid med lagen om offentlig upphandling (LOU). Däremot bör en väsentligt överdriven takvolym utgöra ett brott mot de grundläggande upphandlingsprinciperna och innebära att leverantörer felaktigt utestängts från upphandlingen.

Fråga 3 a-c
Generellt gällande frågorna 3 a-c vill vi understryka att svaren beror på vad som framgår av ramavtalet och hur uppgiften om värde var formulerad i upphandlingsdokumenten. I sammanhanget måste man också skilja på den upphandlingsrättsliga och den avtalsrättsliga aspekten. En upphandlande organisation kan i sina avtal förbinda sig att avropa hela sitt behov från ramavtalet under avtalstiden, och denna bundenhet påverkas inte med självklarhet av de begränsningar som följer av upphandlingsreglerna. En bedömning behövs alltså göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Generellt sett gäller följande.

a) Svaret beror bland annat på hur beloppsgränsen exakt har formulerats i upphandlingsdokumenten och ramavtalet och hur den upphandlande organisationens bundenhet till ramavtalet har formulerats i ramavtalet. Ur upphandlingsrättslig synvinkel bör organisationen sannolikt upphöra med avrop från ramavtalet. Dock finns det bestämmelser i lagen om offentlig upphandling (LOU) som tillåter vissa ändringar i upphandlande avtal som kan vara aktuella att tillämpa.

Läs mer om detta i inlägget Hur förhåller sig ändring av avtal till angiven takvolym? i vår Frågeportal.

b) Om den upphandlande organisationen enligt ramavtalet inte är bunden att göra alla sina inköp av det som ramavtalet omfattar inom ramen för det aktuella ramavtalet kan sannolikt ett nytt ramavtal upphandlas, trots att det första ramavtalets löptid inte löpt ut. Många gånger tecknas ramavtal om två år med förlängningsoption om ”ett plus ett år” och då kan en möjlighet vara att inte utnyttja förlängningsoptionen. På samma sätt som ovan beror svaret på hur villkoren i ramavtalet är utformade.

c) Ur upphandlingsrättslig synvinkel finns det sannolikt inga problem med att göra på det sätt som du beskriver i frågan. Dock kan det, precis som vi beskrivit ovan, finnas avtalsrättsliga aspekter som påverkar om det är förenligt med det aktuella ramavtalet eller inte.

Med vänliga hälsningar,

Vad kan konsekvensen för upphandlande myndighet/er blir av att, i en ramavtalsupphandling, inte ange takvärde?

Ser Upphandlingsmyndigheten att anbudslämnare som inte tilldelas har grund för överprövning i det fall UM brister i angivelse av takvärde?

Hej Peter,

Som utgångspunkt har en leverantör som anser sig ha lidit eller anser sig kunna komma att lida skada rätt att få en upphandling överprövad. Om en anbudsgivare lider skada, eller riskerar att lida skada, på grund av att en upphandlande organisation inte angett en takvolym, måste avgöras i varje enskilt fall och får prövas av rättstillämpningen.

Läs mer om när en upphandling kan överprövas i inlägget Vem har talerätt vid överprövning av en upphandling? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 20 kap. 4 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – en leverantör som anser sig ha lidit eller anser sig kunna komma att lida skada ha rätt att få en upphandling överprövad.

Med vänlig hälsning,

Vad händer om man i ett ramavtal, efter tex alla optioner och förlängningar är gjorda hamnar i ett läge där det är tid kvar på avtalet, och takvolymen inte ännu är uppnådd, men det blir en händelse som tex sanering efter brand, som vi som beställare uppskattar kommer att gå över takvolymen, och även gå över de ändringar i ramavtal som är tillåtna. Civilrättsligt har väl inte ramavtalet med entreprenören/leverantören slutat gälla än? Ska entreprenören/leverantören få jobba en bit med beställningen för att sedan frånträda när takvolymen uppnåtts?

Hej Johan,

Inledningsvis vill vi informera om att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning. Det är emellertid svårt att svara på den aktuella frågan utan att närmare känna till hur volymerna faktiskt har angetts i det aktuella ramavtalet (samt beskrivits i exempelvis annonsen och de övriga upphandlingsdokumenten).

Avrop som genomförs efter att ramavtalets takvolym uppnåtts kan komma att betraktas som otillåtna direktupphandlingar. Rättsläget är oklart om ändringsbestämmelserna i LOU kan användas även för att justera den angivna takvolymen. Syftet med ändringsbestämmelserna är att kunna justera ramavtalets omfattning, vilket talar för att detsamma borde gälla även för den tidigare angivna takvolymen. I EU-domstolens dom i mål C-23/20 Simonsen & Weel påminner EU-domstolen också om möjligheten att göra icke-väsentliga ändringar av ramavtal, vilket talar för att takvolymen inte nödvändigtvis är absolut.

Konkurrensverkets har i sitt ställningstagande om maximal omfattning av ramavtal och öppenhetsprincipen (2021:625) angett att när ramavtalets maximala omfattning är uppnådd slutar ramavtalet ha en upphandlingsrättslig verkan. Ett avrop utöver den maximala omfattning som anges i ramavtalet kan utgöra en otillåten direktupphandling, givet att det inte är fråga om en sådan tillåten ändring av ramavtal som uppfyller förutsättningarna i 17 kap. LOU.

Upphandlingsmyndigheten anser inte att avtalets civilrättsliga giltighet i sig påverkas av takvolymen. Däremot kan det indirekt bli effekten genom att takvolymen anges i ramavtalet, och sådana villkor kan i sin tur ha inverkan på det civilrättsliga avtalsförhållandet (se avsnitt 4.6 i vår vägledning Takvolym i ramavtal ).

Med vänliga hälsningar,